5 étapes pour rendre sa to do list réellement efficace

Comment vous sentez-vous à la fin de votre journée ?

Est-ce qu’il vous arrive de vous sentir à la fois débordé et avec la sensation de stagner ? Est-ce que vous vous couchez la boule au ventre, en vous disant « Allez, encore une journée improductive ! Je vais devoir cravacher demain à la première heure ».

Si la réponse est oui, c’est probablement parce que vos tâches ne sont pas hiérarchisées et qu’elles s’enchaînent comme un éternel recommencement.

Si vous voulez savoir comment en finir avec la frustration des listes qui s’allongent, le stress qu’elles engendrent, le « trop » de choses à faire sans savoir « quand » les faire, cet article est pour vous : nous y détaillons les 5 étapes pour faire de votre to-do list une véritable alliée de votre productivité !

Voyons cela ensemble !

Introduction : Qu’est-ce qu’une to-do list ?

Le terme de to-do list (en français :  liste de tâches) apparaît vers 1910, dans les premiers écrits anglophones qui traitent de la gestion du temps. Il a ensuite été popularisé à travers la diffusion de la culture anglo-saxonne. Mais, avant cela, l’un des premiers à utiliser des to-do list fut Benjamin Franklin. Le Père fondateur des États-Unis était un vrai homme-orchestre : au cours de sa vie il a été imprimeur, éditeur, écrivain, naturaliste, inventeur et surtout un grand homme politique.

Il est aussi réputé avoir détaillé un plan de 13 semaines pour s’exercer à la pratique de vertus importantes, comme la probité ou la tempérance. Il constituait des répertoires de choses à faire, avec des choses aussi simples que se laver, travailler, lire… bref, il avait établi une daily routine. Benjamin Franklin évaluait sa productivité en commençant chacune de ses journées avec cette question : « quel bien puis-je faire aujourd’hui ? » et il la finissait en se demandant : « qu’est-ce que j’ai fait de bien aujourd’hui  ? ».

Pourquoi vous en avez besoin ?

L’organisation est un maître mot dans la réussite de tout projet d’entreprise. Pour cela, la to-do list sera l’outil par excellence, qui vous aidera à :

• Améliorer votre productivité.
• Hiérarchiser vos différentes missions.
• Réduire votre stress.
• Organiser le travail en équipe et attribuer à chacun les missions qui lui reviennent.

Une to-do vous permettra de mettre en ordre les tâches et projets de votre entreprise, et de gagner ainsi un temps précieux. 

Voici 5 étapes simples pour vous accompagner dans l’élaboration d’une to-do list efficace :

Étape 1 : Bien choisir son support de to-do list

Votre to-do list est comme un chien fidèle : elle est toujours disponible et vous accompagne partout. Dans la rue, au travail, chez vous… peu importe si votre liste de tâches est longue : l’un de ses principaux bénéfices est de vous vider la tête.

Au lieu de devoir tout mémoriser, vous pouvez le noter dans une application, sur un cahier, un tableur etc. l’important est d’éviter le surmenage cérébral.

En revanche, il est important que toutes vos missions se trouvent au même endroit. Pourquoi ? Parce que cela va vous permettre de garder un œil sur l’ensemble de vos tâches et, donc, de vous concentrer sur l’essentiel.

Ce que vous devez avoir en tête

Comme vous le savez certainement, des outils de gestion, il en existe plein. Il peut donc être difficile de faire son choix.

Cependant, vous devez vous rappeler que l’outil n’est qu’un moyen. Il vous aide mais ne vous remplace ni dans le choix de vos priorités ni dans l’exécution de vos tâches. Ce sont vos objectifs qui vont conditionner vos résultats. Une fois qu’ils sont définis, vous devez lister dans votre support toutes les missions qui vous aideront à avancer vers la réussite de vos objectifs.

La liste de critères pour bien choisir son support de to-do list

Voici les questions à vous poser pour choisir un support de to-do qui vous corresponde :

• Quel est le support qui correspond le mieux à mon fonctionnement personnel ? (intuitif, complexe, ludique…)
• Quelles sont les contraintes de mon milieu professionnel qui peuvent avoir un impact sur le choix de mon support ?
• Ai-je besoin de fonctionnalités spécifiques ? (collaboratifs, gérer des incidents, du support client…)
• Est-ce que mon support est visuel, flexible, simple d’utilisation ?
• Est-ce que je peux l’emmener partout avec moi ?
• Est-ce qu’il me permet de gérer différents projets, de créer des thématiques ?
• Est-ce qu’il me permet de déterminer une date limite ?
• Est-ce qu’il me permet d’attribuer des tâches à une personne spécifique ?
• Est-ce qu’il me permet de synchroniser mes tâches avec mon planning (aspect très important, comme nous le verrons plus loin) ?

Étape 2 : Bien déterminer ses tâches dans sa to-do list

Vous l’aurez compris, cet outil peut vous aider à atteindre vos objectifs. Mais, pour que vous ayez envie de mettre vos tâches à exécution, encore faut-il qu’elles soient pertinentes ; ce qui passe par bien les écrire.

Une tâche doit être spécifique, réalisable et temporelle…

Peut-être que ces mots vous disent quelque chose, car ils sont tirés d’une méthode connue pour définir ses objectifs : la méthode S.M.A.R.T (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel).

Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez d’ailleurs lire le bestseller de Brian Tracy, Avalez le crapaud, qui regroupe des principes simples mais essentiels à une bonne organisation pour être plus productif.

Ces trois mots, spécifique, réalisable et temporel, sont des fondamentaux lorsque vous écrivez votre tâche, car ils permettent de donner une vision claire de ce que vous devez faire, pour qui et pour quand. Or, si vous ne comprenez pas ce que vous devez faire, vous risquez de le remettre sans cesse au lendemain…

Alors, à quoi ça ressemble une tâche spécifique, mesurable et temporelle ?

 À ça : Verbe d’action + Tâche + Temps/Date.

Mis au format to-do list, voici ce que cela donne :

À gauche, vous avez le verbe d’action, qui pousse à agir.

Au milieu, vous avez la mission précise à faire.

Et à droite, vous avez le temps qu’il faut pour réaliser la tâche.

À présent, reprenez votre to-do list et vérifiez la manière dont vous avez écrit vos tâches. Respectent-elles ce format ? Si oui, bravo ! Si non, modifiez-les pour en faire des actions concrètes.

Attention, il ne faut pas confondre tâche et projet ! Dans cet exemple, « créer une formation » est le projet. Les listes de tâches sont des activités permettant de le réaliser. C’est ce qui doit figurer dans votre to-do.

Enfin, retenez bien que seules les missions qui ont une date doivent figurer dans votre liste.

Et si vous voulez allez plus loin, voici 7 conseils supplémentaires à garder en tête, comme une checklist :

1. Ayez une to-do différente pour chaque jour, afin de cibler les besoins spécifiques.
2. Assurez-vous que chaque élément que vous avez écrit est quelque chose que vous pouvez réellement faire ce jour-là. Il faut que cela reste réaliste.
3. Créez un mélange de missions personnelles et professionnelles qui répondent à vos objectifs.
4. Soyez certain que tout ce que vous avez écrit est suffisamment clair : qu’est-ce qu’il y a à faire, pour qui, pour quand ?
5. N’hésitez pas à inclure les petites missions, par exemple payer une facture ou rappeler sa banque. Si cela prend moins de 5 minutes, exécutez cette mission tout de suite…
6. Il faut que votre liste regroupe à la fois des missions difficiles et faciles, sans quoi vous risquez de vous démotiver.
7. Ne faites pas des listes à rallonge, concentrez-vous sur l’ESSENTIEL. Sinon, frustration garantie.

Étape 3 : Bien exécuter ses missions et les intégrer dans sa routine

Sur quel(s) type(s) de tâche(s) devez-vous passer votre temps ?

Après avoir choisi votre outil, voici venu le moment de distinguer les missions par lesquelles commencer. Il en existe 2 types : les missions urgentes et les missions importantes.

Comment les distinguer ? 

• Une mission devient urgente lorsque vous pouvez répondre à la question suivante : « Quel va être l’impact négatif si je ne la fais pas maintenant ? »

Si cet impact est négatif, c’est bien évidemment par là que vous devez commencer. Posez-vous toujours cette question lorsque vous ajoutez une mission à votre liste.

• Une mission est importante lorsque vous pouvez répondre à la question suivante : « Est-ce que je risque de ne pas atteindre les résultats que j’espère si je ne la fais pas ? »

Après avoir traité les urgences, c’est sur ces tâches que vous devez travailler.

Je vous invite donc à faire un petit exercice :

1. Prenez votre to-do et posez-vous la question pour chaque tâche écrite.
2. Si vous arrivez à déterminer les impacts et les répercussions, gardez-les ! Sinon, déléguez-les ou tout simplement supprimez-les.

Et si tout est important ? Alors, il va falloir commencer à prioriser. Dans ce domaine, la matrice d’Eisenhower peut vous aider à réduire à la fois vos tâches… et votre stress 🙂

Par quelle(s) tâche(s) devez-vous commencer votre journée ?

Une journée efficace va se traduire par une séquence de travail bien définie ; c’est-à-dire, par un ordre établi dans l’exécution de vos tâches. Quand vous savez par quoi commencer, vous savez gérer votre concentration.

Pour ce faire, il faut retenir 3 questions :

« Si je ne pouvais faire qu’une seule tâche, quelle activité contribuerait le plus à mon travail et à mes objectifs ?

« Si je devais faire une deuxième tâche, laquelle aurait le plus d’impact ? »

« Si je devais faire une troisième tâche, quelle activité ferais-je pour progresser vers mes objectifs ? »

Les tâches que vous aurez identifiées ne seront peut-être pas les plus simples, mais c’est exactement pour ça qu’elles sont urgentes et/ou importantes.

Restez réalistes. Commencez par vos trois « grosses » tâches, puis faites les petites choses ensuite. C’est comme ça que vous allez augmenter vos capacités à faire mieux tout en restant concentré.

Le cornet de glace est un bon exemple pour illustrer ce principe :

On prend d’abord le cornet, qui sert de base (vos objectifs).

Puis on pose les boules de glaces (le plus important). Et on termine enfin par la décoration (les plus petites tâches).

Pour vous aider : un template d’une to-do list

Prenez votre cahier et tracez 3 colonnes pour chaque type de missions :

• Dans la colonne de gauche, listez toutes les tâches que vous avez à faire en fonction de leur urgence et de leur importance, en tenant compte des questions à vous poser pour les identifier.
• Dans la colonne centrale, il faut que vous puissiez identifier clairement la date à laquelle vous devez l’avoir terminée.
• Dans la colonne de droite, vous devez estimer la durée que cela prendra. Soyez honnête avec vous-même. Il peut être difficile d’estimer vos tâches, mais essayez : c’est en pratiquant que vous arriverez à évaluerer le temps qu’il vous faut.

Pour résumer, demandez-vous à chaque tâche :

1. Est-ce qu’elle est importante ? Quel est l’impact si je ne la fais pas ?
2. En combien de temps vais-je la faire ?
3. Pour quand dois-je la faire ?
4. Question bonus : Est-ce qu’elle me demande une concentration optimale durant laquelle je ne peux pas être dérangé ?

La réponse à ces questions vous permettra de bien construire votre planning.

Étape 4 : Mettre son planning au service de sa to-do list

41 % des tâches figurant sur votre liste ne sont jamais effectuées, à en croire un guide publié par les fondateurs de I Done This, une plateforme de collaboration professionnelle.  

Alors, comment comprendre ce chiffre élevé ? Par le fait qu’il manque souvent un élément essentiel : un calendrier !

C’est une chose vraiment importante à retenir : si vous prenez la peine d’ajouter une tâche c’est qu’elle doit être faite et, donc, planifiée. Autrement, ne prenez pas la peine de la noter.

Et, pour ça, il existe une méthode simple :

La méthode du time boxing

Cette méthode permet de gérer vos activités. Elle est la clé d’une organisation optimale et efficace. Le concept, simple, repose sur votre intention : ce qui est indiqué doit être fait, et pour ça chaque tâche est mise dans un bloc de temps que vous aurez délibérément choisi.

Toutes les tâches, qu’elles soient urgentes ou importantes, doivent être dans votre planning. Et nous retrouvons là l’importance du choix d’un outil de to-do list qui puisse se synchroniser avec votre planning : vous n’aurez pas à dupliquer les tâches, ce sera fait automatiquement.

L’avantage de cette méthode est de préserver votre temps et de respecter vos sessions de travail. Vous pourrez alors plus facilement limiter les interruptions.

Si vous vous interrogez encore sur l’utilité de la planification, retenez ces chiffres : 10 à 12 minutes passées à planifier votre journée vous feront gagner 2 heures !

Si nous reprenons l’exemple de to-do vu plus haut, voici à quoi ressemblerait l’agenda :

Les tâches à faire sont clairement identifiées et découpées en créneaux horaires. Il ne s’agit plus d’une mission vague, « formation », mais de tâches spécifiques, réalisables et temporelles.

Tout-en-un

Une autre approche consiste à tout regrouper dans un seul calendrier, que ce soit les activités de la vie professionnelle, de la vie personnelle, les rappels et même les rendez-vous.

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Il est aussi possible d’identifier facilement la nature des activités grâce à un code couleur, par exemple ici vert pour les activités personnelles, jaune pour les rendez-vous, rouge pour le temps bloqué pour traiter les urgences, bleu clair pour les activités professionnelles et bleu foncé pour les rappels.Toutefois, bien que cette méthode paraisse simple en théorie, elle peut être plus difficile à mettre en pratique. Voici 3 erreurs à éviter lorsque vous prévoyez de bloquer du temps :

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❌ Erreur n°1 à éviter : Sous-estimer votre temps

Attribuer une durée d’exécution à une tâche n’est pas chose facile, et l’on entend souvent dire : « Je ne sais pas combien de temps me prendra cette activité. » La réponse est simple :  il faut tout simplement tester, tester et re-tester. Avec l’habitude, vous saurez !

Mais, quand on ne sait pas, le danger est souvent de bloquer trop peu de temps. C’est pourquoi, dans un premier temps, il vaut mieux se bloquer trop de temps que pas assez.

Pour avoir une idée du temps que vous passez sur vos tâches, 2 applications peuvent vous aider : Rescue time ou Toggl.

❌ Erreur n°2 à éviter : Etre trop rigide

Même quand on planifie du mieux que l’on peut, il peut y avoir des urgences et des imprévus.

Le but, en utilisant le time boxing, n’est pas de s’autoflageller si l’on n’a pas pu suivre son programme à la lettre. Votre agenda est un guide qui vous donne une vue d’ensemble sur les activités importantes, mais il est aussi fait pour s’adapter aux circonstances, quitte à supprimer ou à remplacer des blocs de temps.

L’objectif, c’est de progresser et d’avoir de la visibilité sur ce que vous faites.

❌ Erreur n° 3 à éviter : orchestrez à la lettre vos activités personnelles

En ce qui concerne le temps que vous allez prendre pour vous et vos loisirs, vous n’êtes pas obligé de les rendre spécifiques dans votre agenda. Bloquez du temps pour vous puis laissez-vous porter par ce qui vous fait envie.

Et surtout, gardez bien en tête que ce temps pour vous ne doit pas passer au second plan !

Étape 5 : Associer sa to-do à sa done list

Avoir une liste des choses à faire, c’est bien, avoir une liste des choses faites, c’est mieux ! 🤗

Voici une méthode à rebord de la to-do list, mais tout aussi nécessaire : il s’agit de se créer une « done list ». Craig Jarrow, fondateur du blog Time Management Ninja, parle notamment de ce concept.

Pourquoi faire une « done list » sera bénéfique pour vous ?

Le concept de la « done list » est simple : on écrit tout ce qui a été fait. Mesurer vos progrès et votre avancée va en effet stimuler votre motivation et vous donner envie de continuer.

C’est un exercice tout simple : il suffit de prendre 10 minutes pour faire le bilan, noter les actions menées et, surtout, s’en féliciter.

Comment créer une done list ?

2 approches possibles : 

• Soit le bon vieux cahier-crayon. Laissez plusieurs pages blanches et notez à la suite vos tâches réalisées.
• Soit vous pouvez créer une thématique spécifique dans votre outil de gestion de tâches, que vous appellerez « Ma liste de réussite » ou « Ma done list ».

Le plus important est de le faire chaque jour, pour devenir de plus en plus efficace. Au bout d’une semaine, vous serez fier de ce que vous aurez accompli.

Bonus : Notre sélection de 10 logiciels de to-do

Il existe une multitude d’applications de to-do list. Ici, nous vous partageons la sélection de nos 10 favorites : 

TeuxDeux

Commençons par une application dont l’atout est sa simplicité. Pour celles et ceux qui cherchent une plateforme minimaliste et sans fioritures, TeuxDeux est un excellent choix.

Vous disposez d’un mois d’essai gratuit. Ensuite, l’abonnement revient à 3 $ mensuels.

Todoist

C’est ma chouchou. La version gratuite couvre les usages les plus courants comme la checklist, les notifications, la synchronisation avec iCal, etc. Vous pouvez aussi taguer quelqu’un, mettre des dates limites ou des alertes.

Monday.com

La force de monday.com, c’est l’aspect ludique et personnalisable des tableaux de bord. Elle permet de suivre la progression des tâches et l’évolution des projets en temps réel.

L’abonnement «  basic  » est cependant assez limité.

Notion

On l’aime beaucoup, chez LiveMentor. Avec Notion vous pourrez faire des to-do list, de la gestion de projets, de la prise de notes etc. les usages sont quasi illimités. Notion est aussi un excellent outil pour la gestion de to-do en équipe. Découvrez la formation Notion de LiveMentor.

Trello

Trello a popularisé le très visuel tableau Kanban. La prise en main est très intuitive, et vous pouvez mettre des dates limites, des étiquettes, des tags etc.

Asana

La version gratuite d’Asana permet d’utiliser les fonctionnalités principales. Elle est ergonomique et se synchronise avec Google Agenda et Gmail. C’est aussi une bonne plateforme pour le travail collaboratif et la gestion de projet.

Pomotodo

Cette plateforme s’inspire de la méthode pomodoro, qui consiste à alterner des périodes de travail de 25 minutes et des pauses de 5 minutes. Elle se pratique avec un chronomètre en forme de tomate (pomodoro, en italien).

Cette application permet de créer des to-do, de gérer des projets et même de visualiser ses statistiques de productivité. Il existe une version gratuite, mais qui ne permet pas la synchronisation avec son agenda. La version payante, elle, est à 4 $ par mois.

Microsoft To do

On retrouve les usages classiques des plateformes de to-do. L’intérêt de ce logiciel est de s’intégrer parfaitement à l’écosystème Microsoft, et notamment à l’assistant vocal Cortana, qui permet d’ajouter facilement une tâche à sa to-do list.

Google sheet

On peut aussi se servir d’un bon vieux tableur, comme Excel ou son équivalent Google. Si vous aimez la simplicité et que vous maîtrisez les fonctionnalités du tableur, il peut tout à fait faire l’affaire.

Un cahier et un stylo

Et enfin, pour les amoureux et amoureuses de l’écriture, avec un stylo-plume et un papier à fort grammage, vous pouvez écrire vos to-do dans un cahier dédié. Tout comme Benjamin Franklin  !

Conclusion : Les 5 ingrédients de la recette de votre to-do

Vous l’aurez compris, la to-do list fait partie intégrante d’une bonne organisation. Mais, pour être efficace, elle doit être pleinement intégrée dans la gestion de votre temps quotidien.

Pour résumer, les 5 ingrédients qui la rendent réellement efficace sont :

1. Un outil pertinent
2. Des missions bien écrites et stratégiques
3. Un travail sur vos missions urgentes et importantes
4. Des missions faites au bon moment, avec une intention, et intégrées dans un seul planning
5. Une charte de réussite pour mesurer vos accomplissements

On mélange le tout, on fait cuire… et voilà ! Vous êtes organisé et efficace ! 

Et pour celles et ceux qui voudraient revoir les points à retenir de cet article sous un autre format, LiveMentor a tourné une vidéo avec Thibault Goutier, mentor de la formation YouTube :

Et si vous voulez aller plus loin et bénéficier d’un programme de coaching en productivité, la formation Gestion du Temps de LiveMentor, éligible au CPF, peut vous intéresser.

Avant de vous laisser, j’ai une dernière question à vous poser : 

Comment vous sentez-vous à la fin de votre journée ?

Dites-le-moi en commentaires et je me ferai un plaisir d’échanger avec vous !