Entrepreneurs : Comment piloter votre Besoin en Fonds de Roulement ?

Une mauvaise gestion de votre besoin en fonds de roulement (BFR) peut vous coûter très cher.

Pour tout vous dire, ça a failli coûter la vie de LiveMentor. Une épée de Damoclès s’érigeait au-dessus de nos tête.

Par chance, on s’en est aperçu avant qu’il ne soit trop tard.

Désormais, on ne rigole plus avec lui… 

Au fur et à mesure de cet article, vous allez comprendre qu’il peut être très dangereux de le négliger !

Certes, le besoin en fonds de roulement n’est pas pas toujours un problème selon votre business model, mais nous ne pouvons que vous recommander de le calculer très tôt.

En tant que chef d’entreprise, vous devez prêter une attention toute particulière à l’évolution de votre trésorerie et de votre besoin en fonds de roulement. 

Cela vous permettra d’avoir une gestion saine, prudente et anticipée sur votre trésorerie chaque mois.

Et surtout, d’éviter la catastrophe !

Dans cet article, on vous explique comment garder le contrôle sur votre trésorerie grâce au BFR.

Pour rappel, la trésorerie correspond à l’argent disponible sur le compte de votre entreprise et sert à :

• payer les salariés
• régler les fournisseurs
• rembourser les emprunts
• réaliser des investissements

Elle provient principalement de :

• l’encaissement de vos ventes 
• les subventions obtenues
• les fonds d’investissements
• les emprunts bancaires

Le besoin en fonds de roulement est le résultat d’une formule analytique permettant d’appréhender et d’anticiper des décalages de votre trésorerie. 

Dans cet article, je vais vous expliquer exactement comment il fonctionne et vous révéler notre histoire personnelle avec le BFR.

C’est parti !

I. Comment fonctionne le besoin en fonds de roulement ?

Le besoin en fonds de roulement (BFR) est la somme nécessaire qu’une entreprise doit posséder pour payer ses charges courantes en attendant de recevoir le paiement dû par ses clients. 

Il prouve l’autonomie financière d’une société sur le court terme puisque cet indicateur représente la somme d’argent nécessaire pour financer ses charges sans qu’elle ait besoin d’encaisser ses clients en même temps.

Il est calculé ainsi :

Le BFR est un indicateur qui se base donc sur des éléments comptables. Éléments que vous pouvez retrouver sur votre bilan et votre compte de résultat.

Il peut vous être demandé par tout potentiel investisseur ou banquier dans le cadre d’une levée de fonds ou d’un emprunt bancaire.

Prenons un exemple concret pour vous imager ce besoin en fonds de roulement : celui de LiveMentor !

a) Comment est-ce qu’on calcule notre BFR chez LiveMentor ?

Imaginons la situation suivante. Un entrepreneur entre en formation chez nous. 

Cet entrepreneur a fait financer sa formation LiveMentor grâce à son CPF (Compte Professionnel de Formation).

Nous ne pourrons émettre notre facture qu’à l’issue des 3 mois d’accompagnement. 

Une fois que cette facture sera émise, nous savons que l’organisme financeur nous payera sous un délai d’environ 30 jours. 

Cela veut dire qu’entre le moment où l’entrepreneur entre en formation chez LiveMentor et le moment où nous allons être payé par l’organisme, il va se passer 4 longs mois !

Cela s’appelle une créance client. Dès que l’organisme financeur accepte de prendre en charge la formation, il a une dette envers LiveMentor. C’est une sorte de “versement en attente”. 

b) Intéressons-nous désormais aux dettes fournisseurs

L’entrepreneur est désormais en formation chez nous, il faut donc l’accompagner. 

Cet accompagnement est réalisé par un Mentor sur 3 mois. 

Le Mentor concerné par l’accompagnement va donc nous envoyer une facture de prestation de service à la fin du premier mois. 

Nous allons devoir payer cette facture dans un délai raisonnable.

Avez-vous remarqué le problème ?

Nous allons engager une dépense, pour dispenser cette formation, avant même de percevoir l’argent de notre client !

Dans le cas où vous devez engager une dépense avant d’être payé, il faut vous assurer un niveau de trésorerie initial suffisant pour supporter cette avance de frais.

C’est ce niveau de trésorerie initial que l’on appelle le besoin en fonds de roulement (BFR).

c) Comment optimiser son BFR pour anticiper les décalages de trésorerie ?

• Limiter vos stocks : plus vos stocks sont importants, plus vous avez de la trésorerie qui dort en attendant qu’ils soient vendus. Pour cela, achetez en plus  petites quantités et optimisez le roulement de vos stocks pour les écouler plus rapidement. Cependant, cela risque de vous coûter un peu plus cher chez votre fournisseur, c’est donc un équilibre à trouver pour ne pas dégrader votre rentabilité.
  
• Payer vos fournisseurs le plus tard possible, dans la limite légale bien sûr ! Pour cela, vous pouvez tout d’abord négocier des délais de règlement plus longs, puis mettre en place un suivi des factures à régler par échéance afin de régler vos fournisseurs dans les délais mais pas en avance.
• Encaisser le plus rapidement possible vos clients : à l’inverse, vous allez chercher à encaisser le plus rapidement possible les ventes facturées.

Ces recommandations restent bien sûr théoriques. 

Dans votre réalité opérationnelle de chef d’entreprise, il peut être délicat de demander des délais de paiement plus longs à votre fournisseur et entraver sa confiance. 

À contrario, imposer un délai de paiement rapide pourrait être source d’hésitation pour votre client à la signature d’un contrat. 

Il est donc important de garder ces principes en tête et de les insuffler à votre équipe tout en sachant arbitrer dans certains cas.

Malheureusement, le BFR n’est pas un indicateur financier obligatoire. Par conséquent, votre expert comptable ne le calculera pas automatiquement si vous ne le lui demandez pas !

Il est essentiel pour vous de faire cet exercice dès le début et de l’intégrer dans votre budget et votre prévisionnel de trésorerie si vous ne voulez pas avoir de problème avec vos comptes par la suite.

II. Comment utiliser le BFR pour gérer sa trésorerie ?

Vous l’aurez compris, votre niveau de trésorerie est lié à votre niveau de créances clients et de dettes fournisseurs. 

Si par chance, votre business model n’implique que des ventes sur internet au comptant, vous aurez 0€ de créances clients. Vous toucherez l’argent instantanément. 

Mais nombreux sont les cas comme celui de LiveMentor, où vous n’êtes pas payé au comptant. C’est notamment le cas pour certaines prestations de service réalisées par des freelances. 

Le freelance réalise sa prestation et ce n’est qu’à l’issue de celle-ci, qu’il émet une facture à son client. Sauf que, une fois que le client a réceptionné la facture, il dispose d’un délai légal avant de la payer.

Il est donc très important d’encadrer ces délais légaux de paiement. Dans le cas du freelance, vous pouvez par exemple le faire via un contrat de prestation de service.

Ce contrat peut imposer des conditions de paiements plus courtes à vos clients (ex : J+7, J+8…). Tout ça dans une logique d’optimisation du volume de créances clients dans le but de récolter le plus vite possible l’argent qui nous est dû. 

Mais n’oubliez pas les dettes fournisseurs en parallèle !

Certes, l’enjeu pour une bonne gestion et optimisation de votre niveau de trésorerie est de récolter l’argent rapidement. Oui, c’est vrai.

En revanche, il faut également essayer d’optimiser au maximum, la gestion de paiements de vos fournisseurs. Dans le cas contraire, vous perdez toute crédibilité dans votre écosystème mais également auprès des banques. 

Vous serez vu comme un mauvais payeur…

Pour optimiser la gestion de vos dettes fournisseurs, vous pouvez jouer sur les délais de paiement.

Les délais de paiement légaux sont : 

• 45 jours à la date d’émission de la facture sinon la facture est considérée comme impayée;
• 30 jours en fin de mois.

Juridiquement, vous ne pouvez pas dépasser ces délais légaux. Sinon, vous vous exposez à des poursuites judiciaires de la part de l’entreprise ou du prestataire concerné.

Vous pouvez donc jouer un petit peu avec ces délais, si et seulement si votre client ou fournisseur est d’accord.

Votre objectif à terme : Avoir un business model qui récolte les créances clients avant de payer vos dettes fournisseurs.

Si ce n’est pas possible d’un point de vue structurel, vous pouvez envisager une diversification de vos produits. 

Ainsi, en commercialisant d’autres produits qui n’impliquent pas d’avance de fonds par exemple, vous aurez la possibilité de rééquilibrer votre trésorerie !

a) La diversification des produits pour reprendre le contrôle de sa trésorerie – L’exemple de LiveMentor

Pour vous l’expliquer, reprenons l’exemple de LiveMentor !

Dans notre cas, nous savons que notre Business Model ne nous permet pas d’encaisser nos créances clients avant de payer nos fournisseurs.

Cela nous crée ce que l’on appelle un décalage de trésorerie. Ce décalage peut être très dangereux s’il n’est pas optimisé…

Pour optimiser notre trésorerie nous avons donc réfléchi à lancer des produits qui ne sont pas uniquement des formations finançables. 

En partant de financement, voici un article sur la TVA. Ce dernier vous explique son fonctionnement et pourquoi elle est très importante pour un entrepreneur.

Des produits tels que :

• un livre
• un magazine avec système d’abonnement renouvelable
• des bootcamps 
• des manuels de formation sans accompagnement individualisé
• …

Des produits qui sont payés immédiatement et pour lesquels nous n’avons pas de créances clients.

Mais ce sont aussi des branches qui viennent renforcer notre écosystème de manière globale. Des branches qui sont liées entre elles et pensées pour compléter le projet de l’entrepreneur qui les suit. 

Les produits avec système d’abonnement renouvelable comme les outils informatiques sont un excellent moyen de contrer ces écarts de trésorerie. Vous faites entrer de l’argent régulièrement à chaque début de mois.

Par exemple, l’outil SEO de Neil Patel « Ubersuggest » lui permet de générer des revenus chaque mois en attendant de recevoir les encaissements pour ses formations.

b) Que se passe-t-il si on ne calcule pas son besoin en fonds de roulement pour anticiper les décalages de trésorerie ?

Continuons avec l’exemple de LiveMentor. 

Décidément, je vous révèle tout ! 

Il y a environ 3 ans, notre marché structurel change complètement. 

On passe d’un modèle avec des formations payées directement par les apprenants eux-mêmes, à un modèle où les formations sont de plus en plus financées par les organismes financeurs (les OPCO, le CPF, etc…).

Bien que les organismes financeurs soient réputés comme étant de très bons payeurs, ils imposent néanmoins des délais de paiement plutôt significatifs. 

À l’époque, nous ne calculions pas notre besoin en fonds de roulement. Nous avions une bonne croissance et un chiffre d’affaires très correct.

On se disait que tout allait bien.

Sauf qu’un jour, on s’est rendu compte que tout doucement, notre niveau de trésorerie disponible diminuait petit à petit…

Pourquoi ? 

Pour la première fois depuis l’existence de LiveMentor, on percevait les recettes de nos ventes bien plus tard que la prestation.

Tandis que parallèlement, et vous le savez désormais, il nous fallait continuer de payer nos salariés, nos prestataires mais aussi toutes nos charges fixes. 

On se retrouve dans une situation très délicate…

D’un côté on enregistrait une croissance très élevée. D’un autre, on affichait un niveau de trésorerie de plus en plus bas et ce n’était pas prévu. 

Comme on voyait la croissance augmenter, on se disait que tout allait bien. C’était complètement faux…

 Une grosse boulette qui aurait pu nous coûter la fin de LiveMentor !

Il fallait remédier à ce problème rapidement si on ne voulait pas dire adieu à LiveMentor. 

C’est la raison pour laquelle nous avons réfléchi à de nouveaux produits complémentaires qui ne sont pas impactés par cette logique de paiement. 

Pourquoi nous sommes-nous retrouvés dans cette situation complexe ?

Nous avions fait l’erreur de ne pas calculer notre besoin en fonds de roulement lors du changement structurel de notre marché. 

Par conséquent, nous n’avions pas pu anticiper ce besoin de trésorerie nécessaire. On se concentrait uniquement sur des indicateurs classiques comme le niveau de croissance.

Alors oui c’est derrière nous, ce n’est plus un problème aujourd’hui. 

Mais s’en est un pour les nombreux entrepreneurs français qui ne prêtent aucune attention à leur BFR !

Nous savons à quel point il est capital pour la survie d’une entreprise.

S’il vous plaît, ne faites pas cette erreur. Cela peut vous coûter une fermeture complète…

Une société en croissance et rentable peut arriver à court de trésorerie si ses clients la paient trop lentement. 

Dans le cas où une entreprise ne peut plus payer ses fournisseurs et ses salariés, on dit qu’elle est en situation de cessation de paiement. 

Afin de ne pas arriver à cette situation, il convient de :

• calculer et suivre votre besoin en fonds de roulement que l’on vient d’approfondir 
• anticiper votre trésorerie à l’aide d’un plan de trésorerie prévisionnel

Le pilotage de la trésorerie se prévoit sur plusieurs mois, voire plusieurs années. On parle alors de plan de trésorerie prévisionnel.

III. Utiliser un plan de trésorerie prévisionnel pour visualiser

Celui-ci peut être réalisé sur une base mensuelle afin de visualiser facilement

les encaissements, les décaissements et tout décalage de trésorerie qui pourrait exister. 

Rappelons que la trésorerie de votre société devra toujours être positive afin de pouvoir procéder aux divers règlements.

En tant que chef d’entreprise, il est important de bien appréhender les notions suivantes : 

• ventes ≠ encaissements du fait du délai de règlements de vos factures ; 
• charges ≠ décaissements grâce à vos délais de règlements fournisseurs ;
• résultat net ≠ trésorerie disponible, car le résultat net n’inclut pas vos investissements. 

C’est pourquoi vous devez prêter une attention particulière à l’évolution de votre plan de trésorerie prévisionnel.

Il pourra également être réalisé sur le même horizon que le Business Plan afin d’identifier le besoin de trésorerie. 

Cela correspondra au montant qu’il vous faudra trouver auprès d’investisseurs (= levée de fonds) ou de banques (= emprunt). 

C’est d’ailleurs un document qui vous fera gagner des points devant des investisseurs potentiels 🙂

Le plan de trésorerie prévisionnel comprend les principaux éléments suivants : 

1. Encaissements d’exploitation
2. Encaissements hors exploitation
3. Décaissements d’exploitation
4. Décaissements hors exploitation

Le but du plan de trésorerie prévisionnel est de prendre en compte l’ensemble des éléments du compte de résultat, ainsi que ceux du bilan qui interviennent sur la même année comptable. 

Il doit aussi tenir compte de leur temporalité afin d’identifier les éventuels décalages de trésorerie qui pourraient en découler. 

Exemple d’un plan de trésorerie prévisionnel : 

1. Encaissement d’exploitation

Les encaissements d’exploitation correspondent principalement à 3 éléments :

• les ventes (= Chiffres d’Affaires que l’on retrouve dans le compte de résultat)
• les remboursements de TVA (en cas de TVA collectée > TVA déductible, on retrouve ce montant au bilan à l’actif en tant que créances fiscales)
• les subventions d’exploitation (on les retrouve au compte de résultat)

Concernant les ventes, il convient de prendre en compte vos délais de règlement. Ceux-ci peuvent aller jusqu’à 60 jours. 

De même, concernant la TVA, il existe en général un décalage d’un mois entre votre déclaration et le remboursement effectif de votre TVA sur le compte bancaire de votre société. 

On peut aussi inclure les produits financiers pour les sociétés de taille plus importante ayant la possibilité d’investir une partie de leur trésorerie.

2. Encaissements hors exploitation :

Les encaissements hors exploitation correspondent principalement à 3 éléments : 

• le capital, apports divers et avances 
• les emprunts 
• les cessions d’immobilisation

Le capital est versé lors de la création d’entreprise. Toutefois, il peut varier au cours de la vie d’une société par le biais d’augmentation ou de réduction. 

Lorsqu’une levée de fonds est réalisée, il s’agit d’une augmentation de capital. 

3. Décaissements d’exploitation :

Les décaissements d’exploitation correspondent aux charges du compte de résultat, incluant :

• les achats de matières premières et marchandises
• les AACE (autres achats et charges externes)
• la masse salariale 
• les impôts et taxes 
• les charges financières (= intérêts d’emprunt) 
• les charges exceptionnelles 
• l’impôt sur les sociétés

La TVA reversée, en cas de TVA collectée < TVA déductible, se retrouve dans le bilan, au passif, en tant que dettes fiscales. 

Là aussi, prenez soin de prendre en compte un décalage d’un mois entre votre déclaration et le prélèvement effectif de votre TVA. 

Concernant les achats de matières premières, de marchandises ainsi que tous les achats de prestations de service, honoraires, etc…, il convient de prendre en compte le délai de règlement de ces factures, qui est en général de 30 jours nets. 

4. Décaissements hors exploitation :

Les décaissements d’exploitation prennent en compte principalement :

• les investissements (que l’on retrouve en tant qu’immobilisations corporelles ou incorporelles à l’actif du bilan) 
• le remboursement du capital de tout emprunt

Conclusion sur le besoin en fonds de roulement

En guise de conclusion, je ne peux que vous recommander de calculer votre besoin en fonds de roulement dès le démarrage de votre activité mais aussi d’avoir des échanges réguliers avec votre expert comptable à ce niveau là. 

Le besoin en fonds de roulement n’est pas forcément un problème selon votre business model, mais nous ne pouvons que vous inciter à le prendre en compte.

Croyez-nous, c’est essentiel !

Faites l’effort d’intégrer cet indicateur financier dans la modélisation de vos budgets et de votre prévisionnel de trésorerie. 

Cela vous permettra d’avoir une gestion saine, prudente et anticipée sur votre trésorerie chaque mois.

En procédant ainsi, vous limitez grandement les risques de cessation de paiement.

Il existe d’autres domaines financiers à absolument prendre en compte pour le bien être de votre entreprise, c’est le cas de la TVA, sur laquelle nous avons rédigé un article pour vous montrer son importance et comment elle fonctionne.

Allez plus loin dans la gestion de votre entreprise !

Cet article fait partie d’un guide sur la gestion d’entreprise.

Pour rappel, la gestion d’entreprise s’articule autour de 5 piliers de la gestion que sont :

1. La gestion Juridique
2. La gestion Comptable
3. La gestion Financière
4. La gestion Sociale
5. La gestion Administrative

Dans l’article suivant, nous nous concentrerons sur un point clé de la gestion Sociale : Les obligations sociales d’une entreprise selon ses effectifs.

Pour consulter le premier cours de ce guide autour de la gestion Juridique, c’est par ici : Comment rédiger ses contrats commerciaux dans les règles ?

Et retrouvez le deuxième cours sur la gestion Comptable juste ici : Contrôle Fiscal : 9 erreurs pour ne pas le déclencher !

En bonus, découvrez le portrait de Mehdi Saoud, notre Directeur Administratif et Financier chez LiveMentor. Par ailleurs, Mehdi est aussi l’un des intervenants principal de notre nouvelle formation Gestion d’Entreprise.

À votre tour maintenant :

Et vous, quel est l’état de votre besoin en fonds de roulement ?

Avez-vous déjà fait face à des problèmes de gestion ?

On en parle dans les commentaires juste en dessous !