7 conseils pour diminuer sa charge mentale d’entrepreneur

Avez-vous souvent le sentiment que vos journées de freelance sont trop courtes ? Que vous n’arriverez jamais à terminer vos tâches ? Il est sans doute temps de repenser votre organisation !

Être freelance, c’est souvent devoir faire face à une charge mentale importante. Vous réalisez vos prestations pour le compte de vos clients, mais vous devez aussi assurer la pérennité de votre entreprise avec tout ce que cela implique : marketing, communication, stratégie, comptabilité, gestion des risques, etc. Bref, on peut dire que vous êtes constamment au four et au moulin.

Bien gérer votre temps devient alors indispensable pour préserver votre santé mentale en tant qu’entrepreneur. Pas question de travailler 90 heures par semaine pour réussir à sauver les meubles : mieux vaut opter pour une bonne organisation et des habitudes saines.

C’est notre mission chez J&J (aka Julia et Julie, aux commandes de ce billet) : aider les entrepreneurs et les freelances à développer sereinement leur entreprise sur le web. Nos terrains de jeu favoris : la stratégie, l’organisation et le plaisir !

Dans cet article, on partage nos 7 techniques pour une meilleure gestion de votre temps et de votre charge mentale. Votre cerveau vous remerciera !

#1 : Avoir une stratégie claire pour cadrer ses actions

En tant qu’entrepreneurs, nous avons souvent 1001 idées à la minute. Envie de travailler sur tel nouveau projet, de tester telle stratégie de contenu, de proposer telle nouvelle offre… Et puis, les missions freelances s’ajoutent à nos emplois du temps, et nous voici à devoir gérer plus de tâches qu’un cerveau humain ne peut en digérer.

Si cet effet constant d’ébullition peut être un défi passionnant, c’est aussi le meilleur moyen de s’éparpiller et de s’épuiser sur le long terme.

Alors, quelle solution lorsqu’on ne sait plus où donner de la tête en freelance ?

Définir une feuille de route pertinente et précise pour son entreprise est la meilleure chose à faire. C’est même une priorité sur laquelle devrait se pencher tout entrepreneur ou entrepreneuse.

Une bonne feuille de route :

• Contient des objectifs à long terme clairs et réalistes, eux-mêmes déclinés en sous-objectifs plus rapides à atteindre.
• Guide les actions prioritaires à mettre en œuvre pour atteindre ces objectifs. En d’autres termes, elle permet de se concentrer sur les projets qui comptent vraiment, ceux qui méritent notre temps et notre énergie.
• Définit la façon dont notre emploi du temps est construit au quotidien. Chaque jour, on sait où l’on va, pourquoi et comment.

Pour résumer, votre feuille de route doit définir la stratégie de votre activité freelance (ce que vous devez atteindre) afin de mieux structurer l’opérationnel (comment vous allez l’atteindre).

Comment construire sa propre feuille de route en freelance ?

Il est normal de ne pas avoir de vision à long terme parfaitement claire lorsque l’on se lance en freelance. Ainsi, pas besoin de vous projeter 5 à 10 ans dans le futur pour commencer à être plus stratégique dans vos décisions et vos actions.

Commencez dès maintenant par vous fixer des objectifs SMART (pour spécifiques, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels) pour les 6 prochains mois ou l’année à venir, et posez-vous ces questions :

• Qu’est-ce qui est important pour vous et votre entreprise ?
• Que voulez-vous avoir accompli à la fin de la période ?
• Quelles actions vous permettront directement d’atteindre ces objectifs ?

#2 : Prioriser ses tâches au quotidien

Maintenant que vos objectifs sont clairs et identifiés, il vous faut absolument apprendre à prioriser chaque jour. Dans votre quotidien de freelance, vous avez peut-être parfois le sentiment que tout est important ET urgent. Et quand on ne priorise pas correctement, on a tendance à poser des échéances courtes sur tout et n’importe quoi.

La conséquence directe : des journées ultra chargées, un planning qui ne laisse aucune place aux imprévus et un cerveau fatigué. Alors, on a certes une stratégie, mais un rythme de travail pas du tout réaliste.

La matrice d’Eisenhower (que l’on doit à cet ancien président des États-Unis) est l’un des meilleurs outils pour déterminer l’ordre de ses tâches au quotidien. Pour cela, on les classe dans 4 grandes catégories :

• Les tâches importantes et urgentes : elles sont la priorité absolue à placer tout en haut de la to do list. Un retard sur ces tâches aurait beaucoup d’impact sur vos résultats. Généralement, ce sont les missions clients pour lesquelles on s’engage sur une échéance précise.
• Les tâches importantes mais pas urgentes. Ce sont les tâches à planifier dans un avenir proche, qui nécessitent toute votre concentration mais dont les résultats se voient sur le long terme.
• Les tâches urgentes mais pas importantes. Elles doivent être réalisées de suite, mais n’ont que peu d’impact sur votre entreprise. Ce sont généralement des actions ne prenant que quelques minutes ou qui pourraient être déléguées.
• Les tâches ni importantes ni urgentes. Elles ne sont finalement pas très pertinentes au regard de vos objectifs. Ces tâches peuvent donc être abandonnées.

Lorsque vous perdez le contrôle et que vous ne savez plus comment planifier vos journées de façon pertinente, n’hésitez pas à revenir à ce modèle de priorisation. Avec le temps, on prend l’habitude de repérer les tâches réellement urgentes et importantes.

#3 : Se munir des bons outils de travail

Notre cerveau est déjà bien assez sollicité par nos missions et nos projets ; pas besoin de le charger davantage. Alors, s’il y a bien une chose indispensable à tout entrepreneur, ce sont les outils. En matière d’organisation, il en existe de merveilleux pour prendre le relais et diminuer notre charge mentale d’entrepreneur.

De notre côté, c’est sur Notion que nous stockons tout ce qui concerne notre entreprise, c’est-à-dire : 

• Le volet stratégique : notre vision, nos objectifs, la planification de nos actions tout au long de l’année, nos chiffres et leur analyse, etc.
• Le volet opérationnel : nos projets, nos tâches et celles déléguées aux freelances qui nous entourent, notre planning, etc.
• Et tout ce qui gravite autour de nous et qui peut être rangé sur notre espace de travail : ressources, connaissances, notes, process, etc.

C’est donc naturellement le premier outil que nous recommandons à tout freelance qui cherche à structurer son quotidien de travail. Nous avons d’ailleurs créé des templates Notion adaptés aux entrepreneurs et entrepreneuses du web. 

Mais souvenez-vous que ce n’est pas le seul outil, loin de là : d’autres préfèrent Trello, Asana… l’essentiel de trouver celui qui vous convient.

#4 : Créer des processus efficaces pour gagner du temps

Les processus sont très importants, dans la mesure où ils nous aident à systématiser et professionnaliser notre entreprise, en plus d’être de puissants alliés pour soulager nos cerveaux.

Alors, qu’est-ce qu’un processus ?

Un processus est un ensemble d’actions qui, mises bout à bout dans un ordre logique, représente l’aboutissement d’une tâche. On le crée pour faciliter notre travail sur des tâches récurrentes de notre entreprise et de notre quotidien.

Par exemple : l’accueil d’un nouveau client en freelance, la facturation et les relances, la création de contenus, la gestion d’un projet, le bilan du mois, l’analyse de statistiques, etc.

Un bon processus permet donc de ne plus s’éparpiller et de gagner du temps au moment de réaliser une tâche importante. On va droit au but sans se poser 1001 questions. Pour cela, il doit être suffisamment détaillé et pertinent.

Rien de plus facile pour créer des processus à votre tour et mieux gérer votre charge de travail :

• Étape n°1 : repérer les tâches répétitives. Elles peuvent être quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou encore plus espacées. L’important est de pouvoir schématiser ce que vous réalisez régulièrement dans votre entreprise pour optimiser ces tâches.
• Étape n°2 : décrire précisément le cheminement de chaque tâche. Il s’agit de les décortiquer et d’analyser chaque action nécessaire à leur réalisation. À ce stade, vous pouvez facilement déterminer ce qui peut être amélioré dans votre processus.
• Étape n°3 : écrire et stocker ses processus sur un outil. C’est le meilleur moyen de pouvoir y revenir en cas de doute (les jours où le cerveau n’a pas envie de réfléchir trop longtemps sur une tâche), ou si vous décidez de déléguer une tâche.

#5 : Reconnaître et exploiter ses pics de productivité

Tous les conseils en matière d’organisation et de gestion du temps ne seraient rien sans aborder un point essentiel dans l’entrepreneuriat : notre condition d’humain !

Contrairement à nos méthodes, nos outils et nos processus, nous ne sommes pas infaillibles. Personne ne peut être efficace 365 jours dans l’année, du matin au soir et en toutes circonstances. Mine de rien, c’est quelque chose que l’on prend très peu en compte lorsqu’on parle de charge mentale et de productivité.

En tant qu’entrepreneurs, nous avons pourtant une liberté totale de gérer notre temps de travail. Exploitons cette possibilité au maximum !

• Commencez par lâcher prise sur l’idée selon laquelle il faut toujours en faire plus en un minimum de temps. C’est très clairement la meilleure solution pour s’épuiser à long terme. Oui, vous avez le droit d’avoir des jours sans, où votre cerveau tourne au ralenti (coucou le lundi matin ou le vendredi après-midi par exemple !).
• Planifiez vos tâches intelligemment selon votre propre rythme. Vous n’êtes jamais du matin ? Abandonnez l’idée de planifier des rendez-vous prospects ou des tâches difficiles à 8 heures du matin. À l’inverse, vous ne servez plus à rien après 16 heures ? Ne programmez que des tâches secondaires en fin de journée. C’est aussi simple que ça !
• Identifiez vos créneaux les plus productifs pour optimiser votre temps de concentration. Suivre cette logique nous permet nous-mêmes de pratiquer le deep work (ou concentration profonde) au moment le plus pertinent de notre journée. Ce sont des créneaux sur lesquels nous savons que notre énergie et notre potentiel sont au maximum. Le reste du temps, on se concentre sur des tâches moins essentielles.

#6 : Savoir (bien) déléguer

Entreprendre ne veut pas dire devoir tout gérer seul 24h/24. Et, jusqu’à preuve du contraire, personne ne peut se dédoubler. Lorsque la jauge de charge mentale explose malgré une bonne organisation, c’est qu’il est plus que temps d’être accompagné sur certaines tâches et missions de son entreprise.

C’est une chose dont nous avons nous-mêmes pris conscience après quelques années à vendre nos formations en ligne ou à réaliser des missions pour nos clients. Nous ne pouvions plus être partout à la fois, et faire appel à d’autres freelances ne voulait pas dire baisser en qualité. Au contraire, cela nous a permis de nous concentrer pleinement sur notre cœur de métier.

Vous déléguez pour la première fois ? 3 étapes sont indispensables à garder en tête pour éviter les pertes de temps et les déceptions :

• Lister les tâches à déléguer et s’assurer de pouvoir transmettre toutes les clés à votre prestataire. Une personne qui entre dans votre entreprise pour la première fois en aura besoin pour réaliser son travail dans de bonnes conditions.
• Choisir le bon prestataire. Cela coule de source, mais vous devez pouvoir aborder TOUS les points relatifs à vos missions déléguées pour faire votre choix. Compétences et expériences, appétences, récurrence de la collaboration, délais, tarifs… ne laissez aucune zone d’ombre car, cette fois, le client, c’est vous !
• Transmettre et suivre le travail délégué. La plupart des collaborations ratées le sont à cause de problèmes de communication. Assurez-vous donc de transmettre des demandes et des consignes précises, de prendre le temps d’échanger et surtout de faire des retours honnêtes.

#7 : Poser des limites à sa vie professionnelle

Nous voilà au dernier point essentiel, et pas des moindres. Apaiser sa charge mentale d’entrepreneur passe aussi et surtout par un bon équilibre entre vie personnelle et travail. Nous voyons encore de nombreux entrepreneurs réaliser un nombre d’heures de travail incalculable au quotidien. Et ça ne les rend pas plus productifs, au contraire !

Quand on évoque la charge mentale, on pense souvent (à tort) qu’on souffre d’une charge de travail trop importante. En réalité, c’est surtout le nombre d’informations que notre cerveau traite chaque jour qui pose problème. En résumé : quand la coupe est pleine, il faut s’arrêter !

Prendre du temps pour soi est surtout un moyen de se reposer et de prendre du recul sur son entreprise. C’est revenir chaque matin avec des idées fraîches, une jauge de motivation rechargée et une meilleure capacité de concentration.

En appliquant tous les conseils cités précédemment, il devient plus facile de poser des limites claires à sa vie professionnelle. Lorsqu’on est stratégique et organisé en freelance ou en tant qu’entrepreneur, il n’est plus nécessaire de vouloir en faire toujours plus sur des créneaux de travail toujours plus importants.

Alors, posez-vous des limites concrètes au quotidien : des horaires de travail réalistes au bon moment, des tâches planifiées avec pertinence et des process clairs pour gagner du temps. Cela veut aussi dire faire respecter ces limites à vos clients et partenaires. C’est la moindre des choses pour leur fournir la meilleure qualité de travail possible.

Conclusion

Chaque freelance, indépendant ou entrepreneur est libre de s’organiser comme bon lui semble. Ces 7 conseils sont un bon début, et vous en trouverez de nombreux autres sur le web. Mais, surtout, gardez en tête que le plus important est de trouver votre propre méthode pour gagner du temps : c’est la clef de votre réussite et de votre sérénité.

Et si vous avez besoin d’aide pour avancer efficacement dans votre projet, les mentors de notre formation Gestion du temps sont là pour ça ! 🙂