8 façons d’automatiser votre petite entreprise et d’améliorer sa productivité

Les entreprises, même les plus petites, ont maintenant la possibilité de passer à l’automatisation grâce à la technologie, et d’améliorer ainsi la communication au sein de l’équipe.

L’automatisation d’entreprise consiste à aligner les activités de gestion des processus et de gestion des règles commerciales sur le développement d’applications modernes, afin de répondre aux besoins changeants du marché. Et elle ne concerne pas seulement les grandes entreprises : toutes peuvent intégrer ces avancées, et tirer profit de la transformation digitale.

Voyons ensemble les avantages de l’automatisation et les 8 façons d’automatiser votre petite entreprise pour améliorer sa productivité.

Introduction : les 4 avantages de l’automatisation

Automatiser sa petite entreprise comprend 4 grands avantages :

1. Économie de temps

Simplifier signifie identifier et éliminer les éléments qui ralentissent la productivité, en économisant du temps et en accélérant les processus. Un ou une entrepreneur doit se charger de la gestion quotidienne, ainsi que la vision à long terme du développement de son entreprise. Il lui importe donc de gagner du temps pour pouvoir se concentrer sur les tâches les plus complexes. 

Les processus automatisés d’une entreprise peuvent remplacer les tâches manuelles, administratives et papiers. Faire des copies, recueillir des signatures, transférer des documents, traiter du matériel papier sont des tâches importantes mais répétitives. Les effectuer de façon manuelle favorise les petites erreurs qui entraînent une perte supplémentaire de temps et de ressources. L’automatisation réduit les erreurs et permet de gagner du temps en centralisant les processus.

2. Précision accrue

Gérer les processus de l’entreprise de manière automatisée et centralisée, en exploitant les plateformes et les applications numériques, permet de connaître à tout moment l’état de chaque processus, et de les effectuer avec plus de précision en minimisant aussi le risque d’erreur. 

3. Économies de coûts

L’adoption de solutions modernes telles que des logiciels d’automatisation des processus réduit les frais et améliore les bénéfices. L’automatisation améliore également toute la chaîne de valeur de l’entreprise, en termes de coûts et de productivité, et donc la satisfaction client. 

4. Évolution

L’automatisation permet enfin de commencer l’évolution de votre entreprise. En économisant du temps et des ressources, vous serez plus à même de vous consacrer aux besoins de vos clients, à entretenir des relations avec vos fournisseurs et à développer votre approche prospective.

8 façons d’automatiser votre petite entreprise

Les processus d’automatisation ne doivent pas être compliqués ou stressants. En suivant les 8 conseils suivants, vous pouvez commencer à automatiser votre entreprise facilement.

1. Rationaliser les tâches administratives

Toutes les entreprises effectuent des tâches répétitives, telles que la préparation de factures, la saisie manuelle de données ou d’autres tâches administratives. Ces activités entraînent une perte de temps et nécessitent des compétences spécifiques. Les outils d’automatisation peuvent aider non seulement à réduire la charge de travail, mais aussi à concentrer son attention sur des tâches plus productives.

2. Mettre en place des systèmes de gestion de la relation client (CRM)

L’un des aspects que l’automatisation aide à améliorer est certainement celui de la gestion du client, en augmentant sa satisfaction. Pensez donc aux systèmes de gestion de la CRM (ou Customer Relationship Management) qui est une stratégie pour gérer toutes les interactions d’une entreprise avec ses clients potentiels et existants. Un système CRM vous aidera à rester en contact avec vos clients, à simplifier les processus de votre entreprise et à améliorer la rentabilité. 

Voici quelques exemples d’automatismes CRM que votre entreprise devrait adopter :

• Automatisation de la saisie des contacts ;
• Automatisation des prospects ;
• Automatisation des processus du business ;
• Automatisation des rapports de prévision et d’analyse ;
• Automatisation du service client.

Un conseil : Lisez ce bon comparatif de CRM pour vous y retrouver dans la jungle des outils CRM gratuits et payants.

3. Utiliser l’automatisation de la paie et de la comptabilité

Simplifier et automatiser la gestion des paiements réduit le temps de travail et rend les opérations financières quotidiennes plus efficaces.  L’utilisation d’un logiciel de paie peut automatiser les processus de vente, d’achat et de comptabilité.

Un logiciel de paie permet par exemple de :

• Automatiser les paiements aux fournisseurs ;
• Synchroniser les paiements nationaux et internationaux ;
• Améliorer l’expérience de paiement du client ;
• Prendre soin des relations avec les clients et les fournisseurs.

Ceci aidera donc à diminuer votre charge mentale et à réduire les erreurs de trésorerie.

4. Adopter des outils de gestion des réseaux sociaux

L’automatisation des réseaux sociaux optimise les interactions sociales grâce à des outils technologiques. Cela peut inclure la planification des publications à l’avance ou la republication des articles les plus populaires.

Automatiser la publication, les interactions et la gestion des réseaux sociaux permet de réduire les heures consacrées à la croissance du compte de votre entreprise en :

• Passant moins de temps à mettre à jour manuellement les pages de votre entreprise ;
• Optimisant la couverture et les vues ;
• Restant actif sur les réseaux sociaux au-delà des heures normales de travail ;
• Analysant les données sociales en temps réel.

L’automatisation des réseaux sociaux vous permet aussi de consacrer du temps et des ressources à d’autres aspects du marketing et à la réalisation d’objectifs stratégiques.

5. Incorporer l’automatisation des flux de travail

En tant qu’entrepreneur ou entrepreneuse, il est important de comprendre que l’automatisation des flux de travail est au cœur de la gestion moderne d’une entreprise. En plus de numériser et d’optimiser les processus papier, la rationalisation des flux de travail peut réduire le temps nécessaire à l’exécution des tâches, limiter les erreurs et vous aider à vous concentrer sur un travail plus stratégique et à fort impact.

6. Adopter un logiciel de gestion de projet

Les outils de gestion de projet numérique donnent un aperçu du projet en cours et permettent un suivi efficace. Liste de tâches, chronologie, suivi des progrès et partage de fichiers… autant d’outils aujourd’hui indispensables à la croissance d’une entreprise !

7. Explorer l’automatisation du commerce électronique

Grâce au commerce électronique automatisé, vous pouvez vous libérer des tâches chronophages de la logistique, de la gestion des commandes… et avoir une meilleure vue d’ensemble de votre activité. 

8. Mettre en place des chatbots pour le support client

Pour améliorer le service client, il peut enfin être judicieux d’utiliser un logiciel ERP, ou un logiciel automatisé qui suggère des réponses aux messages ou, mieux encore, des chatbots qui répondent aux questions ou commentaires de vos clients en temps réel, 24h/24, 7 jours sur 7.

Conclusion

Voilà, nous espérons que cet article vous aura fait prendre conscience des possibilités qui existent en matière d’automatisation ! Gain de temps et de concentration sur les tâches à valeur ajoutée, gain de productivité, satisfaction client… autant de bonne raison de vous y intéresser pour votre activité !

Et si vous avez besoin d’accompagnement dans la gestion de votre temps, nous avons une formation prévue exprès pour ça 👀.