L’importance du BFR, le Besoin en Fonds de Roulement, ou la formule pour éviter les catastrophes.

Le financement n’a pas toujours pour objectif d’aider le développement d’une entreprise.

Avec l’histoire du Besoin de Fonds de Roulement de LiveMentor vous allez voir qu’il permet également d’éviter certaines catastrophes !

Dans quelques instants, nous allons plonger dans l’histoire de LiveMentor – jusqu’à un certain jour d’octobre 2018.

Mais avant de vous raconter cette histoire et la catastrophe qui était toute proche, j’aimerais commencer par une métaphore.

I/ Le rapport d’un entrepreneur avec le Business Plan est le même qu’une personne avec son ordinateur.

Est-ce que vous vous souvenez de votre premier ordinateur ? 

Est-ce que vous vous souvenez de la première fois où vous avez posé votre main sur une souris et tapé vos premiers mots sur un clavier ?

J’en garde un souvenir vif. À l’époque, j’utilisais mon ordinateur à 1% de ses capacités. 

J’avais 15 ans et je passais mes journées à manger des carambars. Avec mon ordinateur, je faisais toujours les 3 mêmes actions : 

• Je l’allumais
• J’ouvrais le jeu Démineur ou Solitaire
• Je l’éteignais 

Avec le temps, j’ai commencé à l’utiliser de plus en plus et à exploiter son potentiel :

• J’ai commencé à naviguer sur Internet pour consulter des blogs et regarder des vidéos
• Je me suis créé ma première adresse email (que je n’ose pas révéler ici)

C’est ensuite lorsque je suis entré en études que j’ai effectué un bond de productivité MAJEUR : j’ai utilisé mon ordinateur pour prendre des notes !

À partir de ce moment, j’ai réellement compris la puissance d’un ordinateur avec une connexion Internet.

J’ai ensuite créé plusieurs entreprises pendant mes années étudiantes et l’une d’entre elles est devenue LiveMentor.

Aujourd’hui, LiveMentor est une entreprise de 60 salariés dont l’activité est 100% en ligne. 

Nous travaillons tous depuis notre ordinateur et sommes répartis aux 4 coins de la France (et de l’Europe pour certains). 

Nous formons chaque jour des milliers de personnes en ligne et à distance. 

Je peux me trouver à Paris ou au fin fond de l’Aisne : cela ne fait aucune différence.

Grâce à mon ordinateur, il n’y a plus aucune limite. 

Est-ce que le jeune Alexandre qui mangeait des carambars devant Solitaire l’aurait cru ?

Je n’en suis pas certain…

Pour le Business Plan, c’est exactement la même chose.

Au début, on ne comprend pas vraiment comment le manipuler. On l’utilise à 1% de son potentiel. 

On voit le Business Plan comme un gadget plutôt qu’un outil réellement utile. C’était mon cas il n’y a encore pas si longtemps que cela.

Mais plus on avance en tant qu’entrepreneur et plus on comprend son importance stratégique.

La plupart des conseillers pour entrepreneurs ne savent pas vraiment comment utiliser un Business Plan. Ce n’est pas leur faute, c’est juste qu’ils n’ont jamais créé d’entreprise.

Ce qui fait du Business Plan un outil formidable, c’est qu’il s’adapte à chaque étape de la vie d’une entreprise.

• Au début, comme nous le verrons dans le premier module de la formation Création d’Entreprise le rôle d’un Business Plan est de comprendre comment rendre son projet rentable et d’évaluer ses besoins financiers.
  Il permet d’avoir une vision de la structure de coûts et de répondre à des questions très concrètes comme : “combien de chiffre d’affaires dois-je réaliser pour me payer un salaire de 2 000 euros par mois ? Combien d’argent dois-je investir pour faire de ce projet une réalité ?”
• Ensuite, plus l’entreprise progresse et plus il y a de variables différentes à prendre en compte : un crédit bancaire, un stock à gérer, des clients qui nous paient avec un décalage, etc.
  L’importance du Business Plan est ainsi croissante : il permet de comprendre et d’optimiser une machine de plus en plus complexe.

Plus le temps passe et plus le Business Plan devient un allié précieux.

II/ La véritable histoire de LiveMentor et son BFR

Au début, on le regarde une fois de temps en temps. Ensuite, on l’ouvre toutes les semaines, puis tous les jours.

Au stade de développement de LiveMentor, une société avec 60 salariés et quelques millions d’euros de chiffre d’affaires, nous avons une personne dédiée de l’équipe, Mehdi Saoud, qui regarde notre Business Plan tous les jours !

Cela vous semble peut-être extrême d’avoir une personne qui consulte le Business Plan tous les jours, mais je peux vous dire que cela nous aurait été bien utile, au cours de ce fameux mois d’octobre 2018.

Une catastrophe nous menaçait un peu plus chaque jour, mais nous étions incapables de la voir venir !

À cette époque, la structure des flux financiers de LiveMentor était très simple : 

• Les entrepreneurs s’inscrivent en formation et règlent directement les frais par carte de crédit (qu’ils ont la possibilité de payer en plusieurs fois)
• L’argent arrive sur le compte bancaire de LiveMentor
• Nous utilisons cet argent pour payer nos mentors ainsi que le reste de l’équipe (marketing, développeurs, etc) et nos bureaux

En octobre 2018, alors inconscients du danger, nous sommes très excités.

Après un parcours du combattant, nous obtenons un agrément pour rendre les formations LiveMentor finançables par différents organismes, dont Pôle Emploi.

Désormais, grâce à Pôle Emploi, il est possible de suivre une formation LiveMentor sans débourser 1 euro de sa poche.

Nous sommes très heureux car cela fait écho à la mission de démocratisation de l’entrepreneuriat de LiveMentor. Cela va nous permettre de pousser l’accompagnement personnalisé au maximum : celui-ci a un coût élevé et ce n’est plus à l’entrepreneur de le supporter !

Jusqu’au jour où je reçois un appel de notre cher conseiller bancaire, vers la fin du mois d’octobre. 

“Monsieur Dana, votre niveau de trésorerie est inquiétant, il est 3 fois plus bas que d’habitude !”

Je ne comprends pas comment c’est possible. Les inscriptions sont stables, même légèrement en hausse. Nous venons même de vendre deux ordinateurs qu’on utilisait plus sur Leboncoin !

D’où est-ce que cela peut venir ?

Après plusieurs heures de recherches et d’appels téléphoniques, nous comprenons l’origine du problème. 

Notre flux de trésorerie vient d’être radicalement transformé par la prise en charge du financement de nos formations.

Nous n’avions pas pris le temps de modéliser cette nouvelle donnée, pourtant essentielle, dans notre Business Plan.

D’ailleurs, ce Business Plan, cela faisait des mois qu’on ne l’avait plus regardé. Mehdi n’était pas encore arrivé et je n’aimais pas faire ça.

On comprend que le Business Plan que nous avions n’est plus valide. Pire, si on continue sur cette trajectoire pendant deux semaines de plus, LiveMentor file droit dans le mur. 

Nous n’aurons plus de trésorerie pour payer les salaires !

Je venais de réaliser l’importance de calculer et plus encore de surveiller son BFR ! C’est l’indicateur qui permet d’anticiper les besoins financiers de l’entreprise pour qu’elle puisse maintenir un niveau de trésorerie suffisant pour vivre.  

Il faut reconstruire le Business Plan de zéro pour intégrer le fait que les fonds issus des financements de nos formations arrivent bien plus tard que dans le cas ou l’entrepreneur paie directement.

Nous passons ensuite deux semaines complètes à réorganiser complètement la structure de l’entreprise. 

Cela demande de créer de nouveaux postes et d’en reconvertir d’autres.

La gestion de nos finances devient beaucoup plus difficile qu’avant – et peu de temps après nous recrutons Mehdi qui est beaucoup plus compétent que moi sur le sujet.

Cette mésaventure, qui a failli nous coûter cher, aurait pu être évitée si nous avions suivi notre Business Plan et respecté la règle d’or de notre formation “Financer son projet : Du Business Plan au Pitch” : le financement de l’activité n’est pas un long fleuve tranquile et à chaque stade de développement d’une entreprise, des défis nouveaux apparaissent.

Le Business Plan est le meilleur outil pour ne jamais perdre le fil et ne pas mettre son entreprise en danger.

Si vous souhaitez approfondir le sujet, lisez nos articles sur les Compte de Résultat & Bilan et sur le financement participatif. Le Business Plan et les options de financement n’auront plus aucun secret pour vous !

Si vous souhaitez en apprendre d’autres sur le parcours croustillant de LiveMentor, découvrez l’histoire de nos premières levées de fonds. 😉