Comment créer une bonne relation avec ses fournisseurs ?

Votre entreprise a besoin de fournisseurs pour fonctionner mais vous ne savez pas comment créer une bonne relation avec eux ? Découvrez 5 conseils pour vous guideront dans cette quête. 

Imaginez que vous lancez une activité de vente ou de service. Vous avez une vision claire de votre entreprise, tout comme des produits et services que vous voulez proposer. Cependant, vous comprenez qu’il est difficile de construire ce projet seul : vous avez besoin de fournisseurs de confiance pour vous approvisionner. 

Que vous fabriquiez des produits, proposiez des services ou une combinaison des deux, cette relation sera déterminante pour la réussite de votre entreprise. 
Dans cet article, nous allons vous guider pas à pas pour créer une relation solide avec vos fournisseurs ; une relation qui sera le fondement même de votre réussite entrepreneuriale.

Bonne lecture 🤗

Introduction : Pourquoi les fournisseurs sont importants dans le succès de votre entreprise ?

Connaissez-vous l’adage « seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » ?

Cela est particulièrement dans l’entrepreneuriat, qu’on qualifie souvent d’aventure humaine, entre vos collaborateurs, votre réseau professionnel et vos fournisseurs. Or, ces derniers sont importants, car ils assurent l’approvisionnement dont a besoin votre entreprise pour créer sa propre valeur ajoutée auprès de vos clients. 

Concrètement, sans eux, la machine peut s’arrêter du jour au lendemain… ou même ne jamais démarrer !

Et, au-delà de fournir votre entreprise, ils peuvent également apporter de la valeur à votre produit ou à votre service grâce à leur expertise et à leur capacité d’innovation. 

Conseil 1 : S’entourer de fournisseurs de confiance 

Mais comment trouver des fournisseurs de confiance, surtout lorsqu’on part de zéro ?

Avant de scroller Google jusqu’à la dixième page, nous vous conseillons d’abord de trouver un fournisseur par le bouche-à-oreille – c’est-à-dire de sonder votre réseau ou votre entourage en faisant passer le mot que vous êtes à la recherche d’une ou d’un fournisseur pour la construction de votre projet entrepreneurial.

En procédant ainsi, vous augmentez vos chances d’obtenir des retours de terrains vis-à-vis d’entreprises qui pourraient vous accompagner (qualité des produits, délais de livraison, service après-vente). Des avis plus fiables que les 5 étoiles Google qui peuvent parfois être falsifiés.

Ensuite, rencontrez vos fournisseurs en personne, en visitant leurs locaux et en discutant autour d’un déjeuner. À ce stade, il s’agit de voir si les attentes promises par le bouche-à-oreille se vérifient. 

Voici 7 questions pour vous aider à définir si la ou le fournisseur répond à vos critères : 

1. Compétence

L’entreprise possède-t-elle (réellement) les compétences nécessaires pour fournir les services et les produits dont vous avez besoin  ?

2. Capacité 

Le fournisseur a-t-il la capacité industrielle et humaine pour répondre à votre besoin ?

3. Engagement 

Peut-il s’engager à respecter ses délais de livraison et à fournir une qualité de produits ou de services sur le long terme ?

4. Contrôle 

Quels sont ses processus de contrôle qualité ? À quel moment le fournisseur considère que son produit ou service ne répond pas à vos normes ?

5. Trésorerie 

L’entreprise est-elle en bonne santé financière, et peut-elle survivre à des périodes de récession ou de crise ? Attention aux entreprises zombies qui vivent uniquement à crédit.

6.  Coût 

Les prix sont-ils compétitifs ? Qu’est-ce qui justifie un prix plus élevé ou moins élevé par rapport à la concurrence ?

7. Culture 

Le fournisseur a-t-il une culture d’entreprise similaire à la vôtre ? Partagez-vous les mêmes valeurs ? 

Conseil 2 : Établir des attentes et obligations claires 

On connaît tous et toutes des histoires qui se sont mal terminées à cause de non-dits. Vous savez, ces choses que vous souhaitez dire ou demander mais que vous n’osez pas. Ici, il est important de définir clairement vos attentes dès le début de votre relation. 

Comment ? En établissant des accords écrits pour formaliser les arrangements commerciaux. 

1. Identifiez les parties concernées 

Commencez par indiquer les noms, les adresses et les coordonnées de toutes les parties impliquées dans l’accord. Ainsi, vous définissez qui est engagé et qui est responsable desdites obligations à respecter.

2. Décrivez les objectifs et les attentes

Définissez les objectifs et les attentes de chaque partie. Par exemple, des détails sur les produits ou services fournis, les délais, la qualité attendue, les obligations financières, etc.

3. Spécifiez les conditions et les modalités 

Définissez les conditions et les modalités de la relation commerciale en incluant les délais de paiement, les modalités de livraison, les droits de propriété intellectuelle ou encore les clauses de confidentialité.

4. Déterminez les obligations et les responsabilités

Préciser les responsabilités de chaque partie dans l’accord. Par exemple les tâches à accomplir dans la relation ou les normes de qualité. Idéalement, respectez une équitablement dans les responsabilités.

5. Incluez des clauses de résolution des conflits

Anticipez les éventuels conflits en incluant des clauses de résolution des litiges. Cela peut inclure des mécanismes de médiation, d’arbitrage ou de recours juridiques en cas de désaccord ou de non-respect des termes de l’accord.

6. Utiliser un langage courant

Rédigez l’accord de manière claire, concise et compréhensible en évitant un langage qui laisse place aux ambiguïtés. N’hésitez pas à consulter un avocat spécialisé si vous vous engagez dans une relation importante avec le fournisseur.

7. Faites signer l’accord

Une fois l’accord rédigé, faites-le signer par toutes les parties concernées. Cela confirme leur engagement envers les termes et les conditions énoncées.

Conseil 3 : Considérez un fournisseur comme un collaborateur

D’après une étude de la Harvard Business review : « Toyota et Honda pensent qu’ils ne peuvent créer les bases de partenariats que s’ils en savent autant sur leurs fournisseurs que les fournisseurs en savent sur eux-mêmes. »

Lorsqu’il s’agit de développer une relation solide avec vos fournisseurs, il est essentiel de les considérer comme des partenaires commerciaux plutôt que de simples prestataires de services. En adoptant cette approche, vous vous offrez la possibilité d’une collaboration mutuellement bénéfique. 

Mais comment entretenir ce partenariat, surtout lorsqu’on est une petite structure ? 

1. Inclure le fournisseur dans une relation long terme

Avez-vous vu le film AIR, qui retrace la signature du partenariat entre Nike et Michael Jordan ?

Cette relation dure depuis 1985. Pourtant, avant de signer chez Nike, le basketteur était réticent. Il ne croyait pas en cette marque, et encore moins en ses produits. Puis il y a eu le discours de l’homme d’affaires Sonny Vaccaro, qui annonçait créer un storytelling autour de Jordan et l’importance qu’il donnerait à la marque tout au long de sa carrière.

Cet exemple illustre bien l’importance d’inclure votre fournisseur dans l’histoire de votre entreprise, ce qui le fera participer assidûment à son succès. Et en l’incluant sur le long terme, vous vous assurez une confiante présence à votre côté !

2. Créez une relation proactive avec des feedbacks

Qu’il s’agisse de votre entreprise ou celle de votre fournisseur, les feedbacks (retours d’expérience) réguliers permettent de renforcer la communication et d’assurer la qualité des produits.

Aussi, il est important de souligner que donner des feedbacks constructifs ne se limite pas seulement à des commentaires négatifs. Il est tout aussi important de reconnaître et de valoriser les points forts de vos fournisseurs ; surtout au moment où ceux-ci vous rendent service (par exemple au moment du service après-vente).

3. Partagez vos échecs

Pour diverses raisons, il se peut que votre activité connaisse un démarrage lent, ou un ralentissement dans les premières années d’existence. Mais cela ne doit pas être une honte !

En échangeant sur ce sujet avec votre fournisseur, vous allez au contraire créer une relation émotionnelle plus forte en montrant votre vulnérabilité. 

Cela offre aussi la possibilité à votre fournisseur de vous donner des pistes de réflexion pour remédier au problème. À deux, vous travaillez sur votre entreprise pour en ressortir plus fort.

Conseil 4 : Soyez un bon client 

Plus tôt dans cet article, nous partagions l’importance d’un équilibre dans les attentes et obligations envers l’un et l’autre. 

De son côté, le fournisseur s’attend à ce que vous soyez un bon client, respectueux envers les membres de son entreprise mais aussi envers son service comptabilité – c’est-à-dire de régler ses factures en temps et en heure !

Pourquoi respecter les termes de paiement est crucial ? 

Tout simplement parce qu’il en va de la réputation de votre entreprise. Si un fournisseur arrête de collaborer avec vous pour défaut de paiement, il va partager son expérience négative avec d’autres acteurs de l’industrie, ce qui pourrait nuire à votre image de marque, votre crédibilité et votre capacité à retrouver un fournisseur de confiance.

En cas de difficulté, expliquez-leur la situation et discutez de solutions alternatives, telles que des délais de paiement supplémentaires, des plans de paiement échelonnés ou des arrangements spécifiques adaptés à vos circonstances.

Dans tous les cas, nous vous conseillons de communiquer honnêtement avec vos fournisseurs. Mieux vaut anticiper à travers un dialogue plutôt que de faire la sourde oreille au moment où le paiement est refusé par la banque.

Conseil 5 : Agissez de manière proactive

Notre dernier conseil – qui a été parsemé tout au long de cet article – est d’agir de manière proactive tout au long de votre relation avec votre fournisseur.

1. Éviter qu’une situation dégénère

Les non-dits peuvent être un fléau pour la réussite de votre entreprise. En étant proactif, vous pouvez anticiper et résoudre rapidement les problèmes qui peuvent survenir tout au long de votre relation.

2. Garder une bonne relation

En prenant des initiatives pour anticiper les besoins et résoudre les problèmes potentiels, vous montrez votre engagement envers la réussite mutuelle. De ce fait, vous assurez une bonne relation entre les parties prenantes. 

3. Anticiper les nouveautés du marché

Un marché évolue au gré des technologies et des besoins de vos clients. En anticipant les changements avec vos fournisseurs, vous maximisez vos chances de rester à la pointe de votre domaine d’activité. 

Conclusion : une relation humaine avant tout

Vous l’avez compris, une bonne relation avec ses fournisseurs présente de nombreux bénéfices.

C’est pour cette raison que nous vous conseillons d’apprendre à les connaître personnellement, et de ne pas les considérer simplement comme des prestataires. Et plus votre relation sera étroite, plus la relation professionnelle que vous aurez établie sera agréable. Sans oublier que cela aidera à gérer les éventuels problèmes, désaccords ou… la négociation de futurs contrats 😉.