Réforme de la facturation électronique : ce qu’il faut savoir 

La gestion de la facturation est un aspect incontournable de la vie des entrepreneurs, et s’apprête à connaître un changement législatif important : la mise en place de la facturation électronique obligatoire.

À l’heure actuelle, beaucoup d’entrepreneurs et entrepreneuses recourent encore à la facturation au moyen de documents Excel ou Word, transmis par mail. Cependant, une nouveauté majeure a été récemment annoncée par l’État : à partir de 2024, cela ne sera tout simplement… plus possible.

Désormais, les factures devront pouvoir être transmises par des plateformes de dématérialisation dite « partenaires » de l’administration, ou directement via le portail public Chorus Pro.

Pourquoi cette nouveauté ? Pour lutter contre la fraude à la TVA, d’une part, et simplifier les démarches administratives des entreprises, de l’autre. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour faire une transition en douceur vers la facturation électronique.

Bonne lecture 🙂

1. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

On dit qu’une facture est électronique à partir du moment où elle est créée et transmise sous une forme dématérialisée, et comporte un socle minimum de données sous forme structurée. C’est ce qui la différencie donc d’une simple facture « papier » scannée ou d’un PDF que l’on garde ensuite sur son ordinateur.

Pour mieux comprendre cette différence, voici les 3 formats de factures existants : 

• Les factures au format non structuré : elles représentent les factures qui vont être prochainement proscrites par la réforme (le format PDF ou JPEG, par exemple).

• Les factures au format structuré : cela correspond au format XML. Ces documents sont uniquement lisibles et transmissibles par des logiciels de facturation.

• Les factures au format hybride : comme leur nom l’indique, elles mélangent les deux formats cités ci-dessus. Une facture dans ce format peut donc être lue par un humain comme par un système informatique.

2. Le calendrier officiel de la réforme de la facturation électronique 

L’idée de rendre obligatoire la facture électronique pour le secteur privé n’est pas nouvelle : elle a déjà été envisagée à plusieurs reprises. En effet, la réforme était initialement prévue en 2015, avant d’être finalement repoussée pour laisser plus de temps aux entreprises de se préparer à cette mesure. 

C’est pour cette même raison que le gouvernement a prévu un déploiement progressif, entre 2024 et 2026, en fonction de la taille des entreprises : 

• Le 1er juillet 2024 marque le début de la réforme. L’ensemble des entreprises françaises assujetties à la TVA devra être en mesure de recevoir des factures électroniques.

• À partir de cette date également, les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés devront transmettre leurs factures au format électronique.

• À partir du début d’année 2025, cela sera au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI) de se conformer à cette nouvelle réglementation.

• Enfin, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les microentreprises « fermeront le bal » de cette nouvelle obligation.

Pour arriver à lutter contre la fraude à la TVA qui représente 15 milliards d’euros de perte annuelle pour l’État, les entreprises devront également adopter une autre nouveauté : le e-reporting. Concrètement, cela veut dire que les entreprises devront transmettre certaines données de leurs transactions à l’administration fiscale, et en particulier le taux de TVA facturé. Cette pratique, déjà en vigueur dans le secteur public à travers la plateforme Chorus Pro, sera donc également déployée dans le secteur privé.

Au-delà de l’aspect transparence, ces 2 nouvelles mesures ont également pour but de simplifier le quotidien des entrepreneurs, et donc d’alléger vos tâches administratives et comptables. Adopter une solution de facture électronique vous permettra en effet de centraliser toutes vos factures et de les créer en quelques clics ; soit un véritable gain de temps.

3. 3 conseils pour une transition en douceur

Vous ne savez pas comment passer à la facture électronique ? Vous vous demandez comment adapter votre organisation à cette réforme ? C’est normal. Nous vous donnons ici quelques conseils pour effectuer une transition en douceur.

#1 : Faire un audit interne

Pour savoir où vous en êtes, le mieux est de commencer par réaliser un audit interne. Il vous permettra d’y voir plus clair à plusieurs niveaux : 

• Votre niveau de digitalisation : est-ce que vous utilisez déjà une solution de facture électronique ? Si oui, est-elle conforme à la nouvelle réglementation ? 

• La compétence en interne : avez-vous besoin d’une aide extérieure pour adopter ce nouveau mode de facturation ? Si vous préférez le faire par vous-même, comment vous y former simplement ?

• L’organisation de votre comptabilité : comment sont classées vos factures ? N’hésitez pas à vous renseigner sur les différents processus comptables existants, et éventuellement à adopter un outil digital adapté.

#2 : Prévenir ses partenaires

Pour préserver la qualité de vos relations commerciales avec vos clients, prestataires etc. il sera également important de les prévenir en amont que vous adoptez un nouveau mode de facturation. Et, au moment de le faire, pensez bien à leur préciser à compter de quelle date vos factures leur seront envoyées par email via une plateforme de facture électronique – et qu’elles le seront ensuite uniquement par ce biais.

#3 : Adopter une solution de facture électronique

Last but not least, si vous voulez gagner du temps et vous débarrasser de cet aspect administratif qui peut s’avérer, pour certains, un véritable casse-tête, il est toujours possible d’opter pour l’adoption d’une solution de facture électronique.

Il existe différents logiciels qui proposent des solutions de facturation tout-en-un pour suivre l’ensemble du processus (création du devis, signature, passage à la facture, actualisation mensuelle…). L’intérêt de ces solutions tient aussi à leur partie CRM (Customer relationship management) ; c’est-à-dire le fait de vous assurer que l’ensemble de ces documents soit connecté, et donc facilite le suivi de votre relation commerciale avec vos clients.

Conclusion 

Pour rappel, donc, la réforme de la facturation électronique va être mise en œuvre pour l’ensemble quelques 4 millions d’entreprises françaises, qui s’échangent près de 2 milliards de factures par an ! À partir de 2024, en fonction de la taille de votre entreprise, vous devrez éditer et envoyez vos factures à vos clients par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation « partenaire », qu’il s’agisse du portail public de facturation Chorus Pro ou d’une autre plateforme.

Que vous décidiez de réaliser vos factures électroniques vous-même ou en passant par une solution digitale, pensez à bien réfléchir en amont à vos besoins, au gain de temps éventuel par rapport au coût d’une telle solution, et enfin… à prévenir vos partenaires. Peut-être que vous les aiderez à se préparer eux-mêmes à la réforme 😉