Factures impayées : comment relancer vos clients ?

Même s’il existe beaucoup de logiciels de facturation, ils font partie des aléas de la vie d’entrepreneur. On ne parle pas de TVA en entreprise mais des factures impayées ! En plus d’être une source de stress, les factures impayées peuvent aussi avoir un impact très négatif sur la trésorerie de votre entreprise, et sur votre activité.

Y a-t-il une bonne façon de réagir pour les éviter ou les gérer ?

La réponse est oui, et il existe même plusieurs recours selon le degré de gravité de la situation.

Tout cet aspect est abordé dans la formation gestion d’entreprise de LiveMentor avec de précieux conseils du DAF de LIveMentor : Mehdi Saoud.

Mais Voyons cela de plus près ensemble :

1) Comment faire pour anticiper et éviter les factures impayées ?
2)La relance à l’amiable, une solution à privilégier
3)La procédure judiciaire en dernier recours

1) Comment faire pour anticiper et éviter les factures impayées ?

Parce qu’il vaut mieux prévenir que guérir, voici quelques pistes pour vous aider à limiter les risques d’impayés.

Établir des règles claires avec chaque nouveau client

Savez-vous ce qui peut conduire à des factures impayées ?

Commencez par vous pencher du côté de vos conditions générales de vente, vos devis ou encore la trame de vos factures. Cela peut en effet provenir d’une mauvaise communication avec vos nouveaux clients au sujet de la vente de votre produit ou service, et des modalités de paiement.

Pour leur éviter d’éventuelles mauvaises surprises, vous avez donc tout intérêt à :

• être très clair dans les termes de votre devis, votre contrat et / ou vos conditions générales de vente ;
• ne pas hésiter à mentionner les délais de paiement accordés aux clients, ainsi que les pénalités en cas de retard ;
• parcourir le document avant toute signature avec un nouveau client, en évoquant notamment à l’oral les grandes lignes et les points majeurs de vos conditions de vente.

Tenir une facturation efficace

Côté facturation, quelques bonnes pratiques peuvent également vous éviter les déconvenues associées au retard de paiement ou au défaut de règlement :

• Adopter une procédure de facturation efficace, pour assurer un suivi optimal des paiements et une relance en bonne et due forme si la situation l’impose.
• Bien numéroter vos factures et les ordonner de la même manière dans votre fichier informatique (par exemple, une classification par date avec une mention « payé / non payé » en début ou fin de titre).
• Paramétrer un rappel (une fois par semaine ou quinzaine) dans votre calendrier pour repasser sur vos factures et vérifier leur statut.
• Vous fixez des délais pour relancer vos clients – par mail ou par courrier – avant l’échéance de la facture, afin de leur faire une petite piqûre de rappel et leur donner le temps de réagir, en toute bienveillance.

2) La relance à l’amiable, une solution à privilégier

Pourquoi un recouvrement amiable ?

Plusieurs raisons peuvent conduire votre client à un retard de paiement : un simple oubli de sa part, un souci temporaire de trésorerie, l’absence de la personne chargée de la comptabilité… Autant de motifs qui prouvent qu’il n’est pas forcément mauvais payeur.

C’est pourquoi, dans la plupart des cas, un recouvrement à l’amiable peut suffire. Une solution qui permet de maintenir de bonnes relations avec votre client, en plus de vous éviter une procédure judiciaire et des frais supplémentaires.

Autre avantage : lorsque cet effort de souplesse ne suffit pas et que vous êtes contraint de recourir au recouvrement judiciaire, vos relances à l’amiable peuvent jouer en votre faveur auprès du tribunal. Pensez-y !

Comment s’y prendre pour relancer à l’amiable ?

Diplomatie et patience sont les maîtres-mots. La relance à l’amiable suit en effet un chemin progressif, que voici :

1. Commencez par relancer par mail et par téléphone, poliment. À noter qu’il ne vous mènera nulle part de vous montrer agressif et d’inonder votre client d’appels et de messages.
2. Si vous ne recevez aucun retour dans un délai d’une semaine, envisagez une seconde relance, toujours sur le même ton. Souvenez-vous : vous souhaitez rester en bons termes avec votre client ! Vous pouvez toutefois lui rappeler l’urgence de la situation, et lui suggérer un terrain d’entente s’il rencontre un souci de trésorerie – comme un échelonnement du paiement, par exemple.
3. Si cette seconde relance n’est toujours pas concluante, et si votre activité vous le permet, mettez en suspend votre service jusqu’à réception du paiement. Pensez toutefois à en avertir votre client au moyen d’une lettre de relance pour facture impayée, en lui rappelant la dernière échéance que vous lui accordez.
4. Toujours pas de paiement de la facture ? La dernière étape sera l’envoi d’une lettre de mise en demeure (de préférence en recommandé avec accusé de réception, LRAR), avec une copie de la facture à régler. Cela suffit en général pour débloquer la situation, d’autant plus que ce courrier avertit le plus souvent de poursuites judiciaires en cas de non paiement.

Vous n’avez pas le temps, ni l’énergie ?

Au-delà d’une première relance effectuée par vos soins, une solution consiste à faire appel à une société spécialisée en recouvrement des créances. Cette société tentera d’abord un recouvrement à l’amiable. Soulignons que l’intervention d’un tiers a souvent plus de poids auprès d’un client puisqu’il prend conscience du sérieux de la situation.

En cas d’échec du recouvrement amiable, cette société vous conseillera sur la mise en place d’une éventuelle procédure judiciaire.

3) La procédure judiciaire en dernier recours

On considère la procédure judiciaire comme étant le dernier recours. En effet, il s’agit d’une procédure de recouvrement fastidieuse, qui demande du temps, de l’organisation, et un certain budget. Autre aspect non négligeable : votre relation avec votre client atteindra un point de non retour.

Quelles sont les entités compétentes ?

Deux possibilités selon le statut de votre client débiteur :

• Il s’agit d’un particulier : vous devez adresser votre demande au tribunal judiciaire de sa commune. Si cette dernière est dotée d’un tribunal de proximité, celui-ci est compétent pour traiter l’affaire.
• Le litige implique une autre entreprise ou un professionnel : on parle de dette commerciale. Dans ce cas, vous devez saisir le tribunal de commerce du siège social de l’entreprise cliente et débitrice.

Les différentes procédures

Le moyen le plus simple consiste en la procédure d’injonction de payer. Concrètement, le juge ordonne la réalisation du paiement sans avoir besoin de la présence du débiteur au tribunal.

Concernant les documents, vous devez fournir votre contrat de prestation ainsi que la facture qui fait l’objet du litige. Le montant qui vous est dû sera alors récupéré grâce à l’intervention d’un huissier de justice.

Dans le cas d’un litige plus urgent ou plus conséquent, deux autres procédures sont envisageables :

• L’assignation en référé : une mesure d’urgence qui vous permet d’obtenir le paiement d’une provision. Votre client doit alors s’acquitter des frais de procédure, et d’une partie de sa dette, afin de vous éviter de rester dans une situation financière inconfortable jusqu’à la résolution du litige.
• L’assignation en paiement au fond : elle permet d’obtenir une décision définitive après la convocation de votre client et la vôtre, lors d’une audience publique. Toutefois, il est important de souligner que cette procédure induit des frais supplémentaires (timbre fiscal, huissiers de justice) et sa durée se compte en mois, voire en années.

Les factures impayées sont malheureusement chronophages et peuvent générer des conflits.

Mais avec une bonne organisation, il est encore possible de les anticiper, voire de les éviter. Pour vous aider, il existe des logiciels de facturation et de gestion en ligne, comme QuickBooks.

Cet outil permet de suivre vos paiements et de relancer vos clients facilement. Un sujet qui mérite réflexion pour votre tranquillité d’esprit et pour la sécurité financière de votre entreprise !

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• comment faire pour que vos factures respectent la loi française ?
• Comment déduire la TVA quand on a une entreprise ?

Vous pourrez découvrir par exemple comment gérer votre comptabilité en ligne en choisissant le meilleur expert-comptable, ou encore différents outils de gestion d’entreprise qui vous faciliteront grandement la tâche.