Vos factures respectent-elles la loi française ?

Parlons de factures et plus précisément des factures vis-à-vis de la loi.

Ça me semble essentiel d’y consacrer un peu temps, car la facture a une valeur juridique très importante.

En effet, vos factures DOIVENT respecter la loi… ça va de soi.

En fait, elle prouve qu’une opération commerciale a eu lieu.

C’est pour ça qu’elle est obligatoirement rédigée en français, et envoyée à l’acheteur dès qu’il valide son achat. 

À partir de là, vous devez conserver votre facture pendant 10 ans, pour vous en servir de justificatif comptable.

(En vérité, la durée varie en fonction du statut de votre entreprise. Mais par précaution, optez pour la plus longue.) 

La facture arrive toujours à la fin de votre parcours d’achat :

• Après un devis — le devis permet d’informer votre client sur votre offre et vos prix avant qu’il n’achète. Mais une fois validé par le client, le devis devient une promesse de vente ;

• Après un bon de commande (BDC) — le BDC permet de sécuriser la vente entre les 2 parties (une obligation de fournir un bien en contrepartie d’une rémunération) ;

• Après un bon de livraison (BDL) — généralement, il suit un devis et atteste du bon déroulé des opérations (transaction, livraison), seulement si l’acheteur le signe ;

• Après un achat simple — c’est souvent le cas pour les e boutiques en BtoC. Vous voyez un produit, vous l’achetez et vous recevez la facture par e-mail sans qu’il n’y ait eu ni devis, ni BDC ou BDL avant.

Tout ce que vous devez retenir, c’est que la facture est le document que vous devez absolument fournir. Elle est même parfois obligatoire (vous allez voir tout de suite dans quels cas).

Le moindre défaut sur votre facture peut vous coûter très cher : de 15 € à 750 000 € d’amende !

Sans oublier les clients peu scrupuleux qui pourraient en profiter pour ne pas vous payer. Et oui — en cas de manquement grave sur une facture, le client n’est pas obligé de payer…

Donc lisez bien ce qui suit.

Mais avant cela, voici le plan de l’article :

1) Facture ou pas facture ?
2) Une erreur peut coûter cher
3) Les 13 mentions légales obligatoires pour avoir des factures qui respectent la loi
4) Attention ! Il y a des règles précises pour corriger votre facture
5) Dernières précisions sur la facturation

1) Facture ou pas facture ?

De manière générale, l’obligation d’avoir une facture dépend de votre activité.

En BtoB par exemple, la facture est obligatoire. Et elle doit être émise à la livraison de la marchandise ou à la fin de la prestation de service. 

(Vous devez prévoir deux exemplaires : un pour vous et l’original pour votre client.)

Pour la vente de marchandises aux particuliers, c’est un peu différent. La facturation est indispensable quand : 

1. Le client en demande une ;
2. C’est une vente à distance ;
3. Il y a des livraisons intracommunautaires (des livraisons de services et/ou marchandises exonérées de TVA à un client basé dans un autre pays de l’Union Européenne).

Si vous n’êtes pas dans un de ces 3 cas, vous pouvez simplement remettre un ticket de caisse à votre client. C’est suffisant.

En fait, cette note joue le rôle de facture. Vous devez donc y inscrire plusieurs éléments, comme votre nom, votre adresse (et ceux de votre client), le détail de votre offre ou encore la somme totale à payer en HT et TTC.

Si vous oubliez ces éléments, votre note n’a (malheureusement) aucune valeur aux yeux de la loi.

2) Une erreur peut coûter cher

Je vous préviens : les prochaines lignes font peur.

Ça ne veut pas dire que vous devez tout arrêter et engager un comptable pour éditer vos factures. C’est simplement pour vous montrer que la rédiger des factures en accord avec la loi est extrêmement important.

Voilà ce que vous risquez si une erreur se glisse dans vos factures :

• Une amende fiscale de 15 € pour chaque erreur ou mention manquante — sachant que le montant de cette amende ne dépassera jamais le 1/4 du montant de la facture ;

• Pour une personne physique : une amende administrative entre 75 000 € et 150 000 € en cas de récidive dans un délai de 2 ans ;

• Pour une personne morale : une amende administrative entre 375 000 € et 1 500 000 € en cas de récidive dans un délai de 2 ans.

Donc ça vaut le coup de se relire pour s’assurer qu’aucune mention obligatoire ne manque à l’appel. 

En plus, ça vous évitera de vous retrouver face à un client qui profiterait de votre erreur pour refuser de vous payer. Car malheureusement, vous ne pourrez rien faire.

Pour éviter ce genre de situation un peu… Gênante, je vous ai préparé une liste de ces mentions obligatoire.

N’hésitez pas à les copier-coller quelque part. Ça pourrait vous être utile à l’avenir !

3) Les 13 mentions légales obligatoires pour avoir des factures qui respectent la loi

Une bonne facture qui respecte la loi doit avoir…

(1) Un numéro unique qui suit logiquement les factures précédentes (facture 001, facture 002,…). Ce chiffre sert à retrouver et classer les factures ;

(2) La date à laquelle la facture a été éditée ;

(3) Vos coordonnées (vendeur) et celles de l’acheteur (numéro SIREN, raison sociale, structure juridique, adresse, téléphone) ;

(4) L’adresse de facturation si elle est différente de l’adresse de livraison de l’acheteur (comme un siège social ou une boutique physique par exemple) ;

(5) Le numéro du bon de commande qui correspond à votre facture si vous en avez un ;

(6) Votre numéro individuel d’identification de TVA ;

(7) La date de la vente ou la réalisation de la prestation, à ne pas confondre avec la date où la facture a été éditée ;

(8) Le détail des produits vendus (intitulé + quantité) ;

(9) Le prix unitaire de chaque bien/service rendu, le montant total HT et TTC selon le taux applicable et le montant total de la TVA due. Ça ressemblerait à ça :

Le montant de la TVA doit apparaître distinctement sur une ligne : TOTAL HT ……………………….3 500 HT TVA 20% ………………………….. 700 TOTAL TTC ……………………4 200 TTC (Et en option, vous pouvez ajouter les 2 lignes suivantes) Acompte versé ……………………………0 Reste à payer …………………4.200 TTC

Dans le cas où vous êtes exonérés de TVA (comme pour les micro-entreprises par exemple), vous devrez préciser : « TVA non applicable/ Franchise de TVA, art. 293B du CGI » ;

(10) Les éventuelles réductions acquises le jour de l’opération (exemple : – 30 % pour le Black Friday) ;

(11) La date prévue pour régler la facture ;

(Légalement, le délai de règlement des factures entre professionnels est fixé à 30 jours à partir de la réception de la marchandise ou à la fin de la prestation de service. Mais vous pouvez très bien rallonger ce délai (en accord avec votre client), jusqu’à 60 jours à partir de la date de facturation par exemple.)

(12) Les autres « réductions » du type escomptent ou réduction différée (à la fin de la facture) ;

(13) Le taux des pénalités si votre client ne règle pas sa facture dans les délais précisés sur votre facture. Mais aussi le montant des frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Je pense qu’on a fait le tour.

N’hésitez pas à me dire si vous pensez qu’il manque quelque chose.

C’est vrai que ça fait beaucoup d’éléments à retenir. Mais la facturation, c’est comme le reste : une fois lancé, vous prendrez très vite la main. 

4) Attention ! Il y a des règles précises pour corriger votre facture

Si vous vous trompez sur une facture, vous ne pouvez pas la supprimer :

1. Vous pouvez la modifier uniquement si elle n’a pas quitté votre entreprise — à l’inverse, si elle est déjà envoyée à votre client, vous ne pouvez plus la modifier ;
2. À la place, vous devrez créer une facture d’avoir qui annulera et remplacera la totalité ou une partie de votre facture originale ;
3. Ensuite, vous devrez faire le nécessaire pour honorer cet avoir : rembourser un trop-perçu à votre client s’il vous a déjà payé, un geste commercial suite à la plainte d’un client, un retour de marchandises, etc.

Et pour les mentions obligatoires, vous devez penser à mettre :

• La mention « avoir » pour signaler que c’est bien une modification de facture et non l’originale ;

• Les références de la facture initiale pour que votre client puisse la retrouver ;

• Le montant HT de la remise prévue pour annoncer clairement les conséquences de votre avoir. Exemple : si la commande de votre client est récurrente, vous pouvez l’informer que vous reportez le montant trop payé sur sa prochaine facture (escompte). Il sera prévenu pour la prochaine fois ;

• Le montant de la TVA qui correspond au montant de la facture.

5) Dernières précisions sur la facturation

Voilà pour l’essentiel. vous avez tout le nécessaire pour rédiger des factures conforment à la loi

Il y a encore plein d’autres spécificités de facturation par rapport à l’activité. Je pense notamment à :

• L’hôtellerie / restauration ;
• L’immobilier et le bâtiment : équipements de la maison, maisons meublées, travaux pour les particuliers, syndicats de copropriété ; 
• Les entreprises de déménagement ;
• Les autos-écoles et les garages ;
• L’expertise-comptable ;
• Les prestations sanitaires ;
• Les prestations topographiques (ce sont des techniques pour représenter un paysage naturel ou artificiel sur un plan). 

Si votre activité rentre dans ces secteurs, je vous conseille de vous rapprocher d’un expert-comptable pour connaître précisément les mentions à rajouter.

Selon moi, ça vaut le coup de prendre ce temps-là.

N’oubliez pas que la moindre erreur peut vous coûter cher. Ce serait bête de devoir mettre votre activité en pause à cause d’un détail… Que vous pouvez anticiper.

Et au-delà de votre activité, c’est pareil pour vous.

En tant qu’entrepreneurs, vous avez des droits censés vous protéger dans de nombreuses situations. Et puis, la loi est remplie de spécificités qui pourraient vous sauver la mise en cas de problème (litige, baisse d’activité, etc.).

Je vois beaucoup d’entrepreneurs qui pensent d’abord à leur entreprise avant de se soucier d’eux-mêmes.

Et je trouve ça vraiment dommage.

Désormais, vous êtes prêt à rédiger vos factures en conformité avec la loi française.

Si cet article vous a intéressé, je vous conseille vivement de faire un tour sur le blog de LiveMentor. Nous disposons de plein d’autres articles traitant de la gestion d’une entreprise. Nous abordons différentes thématiques, comme les documents uniques ou même comment gérer les factures impayées.

Nous avons récemment rédigé un article sur les outils à connaître pour une bonne gestion d’entreprise, n’hésitez pas à y jeter un coup d’œil.