Gestion Administrative Dématérialisée : Comment la Mettre en Place ?

Dans ce dernier cours, nous allons nous intéresser à la mise en place d’une gestion administrative dématérialisée pour votre entreprise. 

Un type de gestion qui vous fera gagner beaucoup de temps en tant que dirigeant. 

I. Qu’est-ce que la gestion administrative ?

Il s’agit de toutes les tâches qui ne sont pas directement liées à la « production », celles qui ne font pas partie du cœur de métier de votre entreprise.

Le temps passé à gérer des tâches administratives qui ne produisent pas de la valeur et ne répondent pas aux besoins des clients est un temps perdu.

En France, pour les TPE/PME, ces tâches représentent presque la moitié de leur temps.

Un temps précieux qui pourrait être sauvé grâce à la dématérialisation de votre gestion administrative.

II. Comment fonctionne une gestion administrative dématérialisée ?

La dématérialisation consiste à transférer les données d’un support matériel (souvent papier) à un support numérique.

Il ne s’agit pas seulement de numériser un document, la dématérialisation s’intéresse à un processus complet.

Les avantages de la dématérialisation sont :

• Efficacité et Performance : accès simplifié et rapide à tous vos documents à n’importe quel moment)
• Gain de place : pas de stockage physique de documents administratifs
• Gain de temps : accélération du processus de traitement des tâches administratives globales
• Gain financier : économies sur les fournitures (encre, papiers, enveloppes, frais postaux, stockage physique…)
• Pas de perte de documents ou de fichiers : en vous connectant à votre espace de stockage sécurisé, vous pourrez tout retrouver en un clic grâce au cloud + sauvegarde automatique des fichiers administratifs

L’objectif final de la dématérialisation de votre gestion administrative est de consacrer plus de temps à des missions à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

Les missions qui font 80% de votre business. 

III. Comment mettre en place une gestion administrative dématérialisée ?

Avant de mettre en place votre gestion administrative dématérialisée, vous devrez analyser et comprendre vos besoins.

Quels sont les besoins administratifs dans la vie de votre entreprise ? 

Commencez par réfléchir aux grandes catégories : 

• Comptabilité (devis, contrats, gestion des factures…)
• Social / RH (URSSAF, fiches de poste…)
• Administratif divers (juridique, impôts…)
• …

Vous pouvez créer d’autres catégories, mais veillez toujours à leur intérêt et leur pertinence.

Après avoir déterminé vos grandes catégories, vous allez devoir les subdiviser en créant des sous-catégories afin d’optimiser votre organisation administrative :

• Comptabilité / Année / Mois…
• Ou Comptabilité / Fournisseurs / Année / Mois…
• Social / Nom du salarié / URSSAF…
• Social / Nom du salarié / Retraite…
• Ou Social / URSSAF / Nom du salarié…
• Social / Retraite / Nom du salarié…

Il n’existe pas de modèle type parfait d’organisation administrative. Il faut l’adapter à votre à votre activité, à vos besoins, à vos préférences.

Le plus important est de prendre le temps d’y réfléchir, car une fois l’organisation mise en place, il sera difficile et périlleux d’en changer. 

IV. Quels outils pour mettre en place une dématérialisation administrative ?

Des outils pour gérer cette tâche, il en existe plein. Voici nos deux outils favoris :

Google Drive

Lancé en 2012, Google Drive, très facile d’utilisation, est un service de stockage et de partage de fichiers en ligne dans le Cloud.

Voici les avantages de Google Drive :

• Intuitif : permet de partager vos documents administratifs avec d’autres utilisateurs en 1 clic.
• Complet : Intégré à la Google Suite (la solution regroupe Google Docs, Google Sheets…)
• Quantité de stockage importante gratuite : 15 Go de stockage avec un compte Google
• Permet de choisir le mode de consultation des documents : édition / commentaires / lecture seule…
• Fiabilité de la sauvegarde : Synchronisation automatique et régulière des fichiers
• Sécurisé : Vous pouvez créer un mot de passe fort et définir les accès des différents acteurs

Dropbox

Cet outil est très similaire à Google Drive. En revanche Dropbox propose d’autres fonctionnalités qui sont pour le moment inexistantes chez Google comme la signature électronique authentifiée des documents par exemple. 

Voici les avantages de Dropbox :

• 2 Go de stockage gratuit avec un compte de base
• Stockage, partage de fichiers pour consultation ou modification (pas  besoin de compte Dropbox pour la consultation)
• Synchronisation des fichiers avec copie locale sur votre appareil
• Version payante : possibilité de placer des codes d’accès pour protéger vos documents
• Possibilité de signer des PDF depuis Dropbox
• Possibilité d’envoyer vos données à d’autres utilisateurs via un lien

L’archivage physique est souvent une tâche que l’on repousse, car elle est très chronophage et fastidieuse.

Même si vous souhaitez dématérialiser 100% de votre gestion administrative, vous recevrez toujours des courriers et supports papiers divers. 

V. 2 grands conseils pour vous aider dans votre gestion administrative papier

Voici 2 astuces pour gagner en efficacité et en temps : 

• Utilisez la même méthode d’organisation et de rangement que pour l’archivage numérique : ainsi, vous saurez rapidement ranger et retrouver vos documents papiers.
• Rangez vos documents papiers une fois par mois ! En effet, prendre un document, sortir le classeur correspondant peut être long si vous le faites à chaque fois que vous recevez un nouveau papier. Le mieux est d’acheter des bannettes (1 par catégorie) et d’y déposer les documents reçus. Fixez-vous un moment précis dans le mois (à noter dans votre agenda !) pour scanner tous ces documents, les classer à la fois dans vos dossiers numériques et vos classeurs.

Enfin, que ce soit pour une gestion administrative dématérialisée ou papier, il va falloir effectuer du tri.

VI. Pensez à faire du tri !

Le tri est très important. Que ce soit dans l’archivage numérique ou papier, il vous fera gagner un temps monstre.

Mais attention, soyez prudents ! 

Certains documents sont à garder pour une durée déterminée. 

La durée de conservation de vos documents administratifs varie selon leur typologie. 

Sachez que ces documents pourront vous être réclamés en cas de contrôles fiscaux.

Les commissaires aux comptes peuvent remonter sur des années antérieures et vous demander de fournir des justificatifs.

Nous vous conseillons donc de consulter le site du Service Public pour connaître la durée maximale de consommation :

Les délais légaux de conservation des documents administratifs pour les entreprises

Ainsi, vous pourrez les détruire au fur et à mesure du temps.

Pour toujours veiller à la sécurité de vos données, il est préférable d’utiliser un destructeur papier afin de détruire vos archives physiques.

Allez plus loin dans la gestion de votre entreprise !

Cet article fait partie d’un guide sur la gestion d’entreprise. Il s’agit du dernier cours de ce guide.

Pour rappel, la gestion d’entreprise s’articule autour de 5 piliers de la gestion que sont :

• La gestion Juridique
• La gestion Comptable
• La gestion Financière
• La gestion Sociale
• La gestion Administrative

Dans l’article précédent, nous nous sommes concentrés sur les assurances pour entrepreneur dans le cadre de la gestion Sociale.

Retrouvez ici, les 3 cours précédent autour de la gestion Financière, Comptable et Juridique :

• Cours #3 – Gestion Financière : Comment piloter son BFR pour éviter les problèmes de trésorerie ?
• Cours #2 – Gestion Comptable : Contrôle Fiscal : 9 erreurs à éviter pour ne pas le déclencher !
• Cours #1 – Gestion Juridique : Comment rédiger ses contrats commerciaux dans les règles de l’art ?

En bonus, découvrez le portrait de Mehdi Saoud, notre Directeur Administratif et Financier chez LiveMentor et de de Bénédicte Ciotti, DAF à temps partagé.

D’ailleurs, Mehdi est aussi l’un des intervenants principal de notre nouvelle formation Gestion d’Entreprise !

Cette formation comme son nom l’indique, vous renseigne sur différents sujets traitants de la création d’une entreprise.

Vous pourrez y retrouver différents articles sur les erreurs fiscales à éviter, sur ce qu’est un document unique ou encore comment bien rédiger ses contrats commerciaux.

À votre tour !

J’espère que cet article sur la gestion administrative dématérialisée vous aura été utile.

Maintenant, j’aimerais en savoir plus sur vous.

Avez-vous déjà envisager de dématérialiser votre gestion administrative ?

Si oui, quel outil allez-vous utiliser ?

J’ai hâte d’avoir votre avis !

Pour ma part, je reste à votre disposition pour toutes questions sur ce sujet dans les commentaires de l’article.