Comment piloter sa comptabilité sur Excel ?

Vous la redoutez, cette bête noire bien connue des entrepreneurs. Il s’agit de la célèbre comptabilité ! Pour certains, c’est un véritable casse-tête. On vous partage nos astuces pour s’en sortir avec brio. 

En France, la tenue comptable reste une obligation légale inscrite dans le code du commerce. D’ailleurs, il est tout à fait possible d’en assurer son suivi soi-même. C’est le choix que font de plus en plus d’entrepreneurs. Mais, une fois le cap franchi, certains se retrouvent désemparés face à leur bilan de trésorerie ou leur livre de recettes. Pas de stress ! Avec un brin de persévérance et de bon sens, la gestion autonome de sa comptabilité peut devenir un véritable jeu d’enfant. 

Dans cet article, nous décortiquons vos droits et obligations, tout en vous livrant quelques astuces pour piloter efficacement votre comptabilité avec un logiciel connu de tous : Excel !

Bonne lecture ! 🙂

1. Ce que dit la loi en matière de comptabilité des entreprises

Piloter sa comptabilité sur Excel, c’est bien. Mais, connaître ses obligations comptables, c’est encore mieux. 

Une obligation encadrée par la loi française

En France, la loi exige la mise à jour constante de la comptabilité de son entreprise. Cette pratique, bien que chronophage, s’avère utile pour évaluer la santé financière de celle-ci.

Toutefois, il est important de noter que les règles comptables varient en fonction de la forme juridique et de la taille de l’entreprise. Bonne nouvelle pour les auto-entrepreneurs : ils bénéficient d’un régime allégé !

Quel professionnel peut tenir sa comptabilité sur Excel ? 

Excel est largement utilisé par des professionnels tels que les comptables et les banquiers. Ce tableur peut également servir à la comptabilité de votre entreprise, mais avec quelques nuances. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2014, l’État a instauré une nouvelle exigence légale : la soumission annuelle d’un fichier des écritures comptables (FEC) à l’administration fiscale. 

Qu’est-ce que cela implique ? L’utilisation d’un logiciel non spécifiquement conçu pour la comptabilité des entreprises en France est interdite. Ainsi, Excel est proscrit pour les sociétés concernées. Mais, certaines d’entre elles bénéficient d’une exemption, notamment : 

• Les microentreprises ;
• Les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises à l’impôt sur le revenu, dont les associés sont des personnes physiques non assujetties à des obligations comptables commerciales ; 
• Les entreprises agricoles qui relèvent du régime du forfait. 

Dans cet article, nous détaillerons le pilotage de la comptabilité sur Excel pour les micro-entrepreneurs. 

Les obligations comptables des micro-entrepreneurs

Nous l’avons vu, la comptabilité des auto-entrepreneurs est allégée de manière générale. Mais il est tout de même important de respecter certaines obligations. 

Voici les bonnes pratiques à suivre pour maintenir sa comptabilité à jour : 

• Déclarez votre chiffre d’affaires régulièrement, que ce soit chaque mois ou trimestre, en fonction de vos préférences. 
• Facturez automatiquement vos clients professionnels et émettez une note aux particuliers. 
• Tenez à jour votre livre des recettes encaissées.
• Possédez un compte bancaire dédié à votre activité, qu’il soit professionnel ou non.

2. Piloter sa comptabilité sur Excel : les étapes

Nous avons choisi Excel, car c’est un logiciel réputé pour son accessibilité. Il vous permet, avec un peu de pratique, d’organiser vos données professionnelles, de suivre leur évolution, et d’éditer les documents nécessaires à votre comptabilité. 

Mais Excel ne se résume pas à faire de jolis tableaux. L’objectif principal, ne l’oublions pas, est de vous faire gagner du temps en automatisant vos tâches.

# 1 : Éditer ses factures et devis

Facturer ses clients ou leur fournir un devis relève de l’évidence. Cependant, de nombreux jeunes entrepreneurs se retrouvent perdus face à la multitude des nouvelles informations à prendre en compte. 

La solution ? Concevoir sur Excel un exemple standard à compléter lors de la création de vos factures ou devis. Vous avez la liberté de les personnaliser ─ avec votre logo, par exemple ─ ou d’opter pour un modèle préétabli. Et, pour gagner encore plus de temps, notre astuce est d’y intégrer les formules magiques d’Excel ! 

Quelle que soit l’option choisie, certaines informations doivent automatiquement apparaître sur ces documents.

• Vos coordonnées : nom, prénom, adresse, numéro et adresse e-mail.
• Votre numéro de Siret et la mention « entrepreneur individuel » si applicable.
• Les coordonnées de votre client : nom, prénom, adresse et numéro de téléphone.
• La date d’émission de la facture et/ou du devis
• Le numéro distinctif de la facture ou du devis.
• Une description ─ détaillée ─ des produits ou services. 
• Les prix unitaires ou totaux, en HT et TTC. 
• Pour les clients français : la mention spécifiant « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour les micro-entrepreneurs exonérés de TVA.
• L’indication « devis gratuit ».

#2 : Réaliser un plan de trésorerie 

Vous avez trouvé votre clientèle et émis vos premières factures ? Félicitations ! Toutefois, avez-vous pris le temps d’anticiper vos futures dépenses ou d’enregistrer les transactions sur votre compte bancaire ? C’est là que le plan de trésorerie entre en scène ! 

Bien que contraignant au premier abord pour les auto-entrepreneurs, il se révèle être un outil précieux en raison de son caractère prévisionnel. Le plan de trésorerie permet d’anticiper les flux financiers de la société sur une période définie. Son but principal est de visualiser le mouvement de trésorerie et d’identifier les éventuels besoins ou excédents de liquidités. Un processus proactif qui contribue à assurer la stabilité économique de votre entreprise à long terme. 

Comment s’y prendre ? 

• Sur Excel, créez un classeur qui répertorie les différents mois de l’année, en débutant à partir du lancement de votre activité. 
• Divisez le tableau entre les entrées et les sorties.
• Listez les différents types de mouvements pour chaque catégorie. Exemple : prêt bancaire, achats, loyer, etc. 
• Calculez le solde de trésorerie à la fin de chaque mois en soustrayant les décaissements des encaissements. 

Voici une illustration concrète d’un plan de trésorerie : 

#3 : Tenir un livre des recettes

Vous avez pris en considération nos recommandations et vous maintenez à jour votre plan de trésorerie tel un comptable professionnel. 😉 Cependant, il est encore un dernier élément à ne pas négliger : le livre des recettes. 

Ce livre comptable demeure obligatoire pour toutes les entreprises françaises, y compris les micro-entrepreneurs. Il nécessite une mise à jour régulièrement et doit être conservé pendant une période de 10 ans. 

Son rôle est non négligeable, car il permet de suivre l’activité de l’entreprise, notamment son chiffre d’affaires, de fournir une justification comptable en cas de contrôle, et de calculer les obligations financières (cotisations sociales et impôts). 

La tenue du livre des recettes est relativement aisée. Elle se limite aux encaissements. Mais, faites preuve d’organisation et pensez à le mettre à jour régulièrement. 

Voici les éléments que vous devez y consigner : 

• La date d’encaissement ;
• La référence de la facture ;
• La ou le client ;
• La nature du service (ex. prestations de services) ;
• Le montant ;
• Le mode d’encaissement.

3. Suivre une formation pour gérer sa comptabilité sur Excel

Nous approchons de la conclusion de cet article. Nous vous avons détaillé les différentes exigences comptables et comment les intégrer dans Excel. Mais, il est possible que vous ne maitrisiez pas pleinement cet outil. Dans ce cas, sachez que vous pouvez suivre une formation pour passer maître dans l’art de la création des tableurs ! 

Voici 3 bonnes raisons de vous former : 

• Gagner du temps ;
• Gérer efficacement les données de votre entreprise ;
• Suivre les performances de votre activité sur le long terme. 

La formation Excel & Google Sheets de LiveMentor

Organisée en e-learning, la formation Excel & Google Sheets de LiveMentor comprend : 

• Un mois de formation avec un examen pour valider vos progrès ;
• 2 mois d’accompagnement individuel supplémentaires offerts ; 
• 46 cours vidéo mis à jour régulièrement ;
• 6 modules de formation, que vous pouvez suivre dans l’ordre de votre choix et en fonction de votre emploi du temps ;
• 7 heures de conseils et d’exercices pratiques.

Solo ou accompagné, il ne reste plus qu’à faire votre choix ! Mais ne tardez pas, car votre comptabilité n’attend pas. 😉

CONCLUSION

Nous voilà arrivés à la fin de cet article ! Nous espérons qu’il vous sera utile.

La clé d’une comptabilité réussie réside donc dans deux éléments : la régularité et l’organisation. Une fois vos documents configurés sur Excel, il vous suffit de maintenir à jour vos tableurs et de répondre aux obligations légales le moment opportun. 

L’administration fiscale n’a qu’à bien se tenir !