Comment utiliser Notion pour gagner en productivité et organiser votre activité ?

Utiliser Notion est le meilleur moyen de piloter son activité d’indépendant.

Lorsque j’ai commencé mon métier de rédacteur web, je devais jongler entre Google Drive, Pages et Number. Sans aucune synchronisation possible entre eux.

Car entreprendre demande des responsabilités et un sens de l’organisation. Il faut savoir :

• Suivre ses prospections commerciales
• Créer une stratégie de contenu et son déploiement
• Suivre sa comptabilité à la lettre
• Gérer ses projets clients et son équipe
• Etc.

Personnellement, j’étais perdu entre mes Google Docs et je perdais un temps précieux pour me consacrer au plus important ; mon travail.

Mais c’est de l’histoire ancienne ! 

Utiliser Notion va vous permettre de collaborer sur vos projets grâce à la centralisation et la synchronisation de l’ensemble de vos besoins :

• Prise de notes
• Édition de document
• Gestions de tâches et de projets (seul ou en équipe)
• Création de database (CRM, calendrier éditorial, diagramme de Gantt)
• To-Do List
• …

D’ailleurs, rien ne semble arrêter l’entreprise qui fédère déjà 20 millions d’utilisateurs (ainsi qu’une communauté de Notionner) à travers le monde et qui vient de lancer une version française de leur outil. 

Alors accrochez votre ceinture. 

Nous allons détailler ensemble comment utiliser Notion pour reprendre le contrôle de vos journées et piloter votre projet d’une main de maître !

Êtes-vous prêt ?

Qu’est-ce que Notion ? 

Fondée en 2013 par Ivan Zhao et Simon Last, le lancement de l’outil a connu quelques balbutiements. 

Mais c’est réellement en 2016 que Notion a pris son envol après que l’équipe ait créé des Wikis et autres documents internes pour expliquer le fonctionnement de l’outil.

La vision des fondateurs ?

Chaque utilisateur doit devenir un fabricant de logiciels grâce aux systèmes de blocs qui caractérisent l’outil .. tout cela sans coder la moindre ligne de texte (le NoCode pour les intimes).

À la manière de Lego avec des blocs qui s’emboîtent.

Autre avantage de Notion ; son aspect collaboratif :

• Prise de notes
• Gestion & partage de document
• Suivi de tâche et de projets

Il permet depuis IOS, Android ou encore un navigateur Web de pouvoir suivre en collaboration un projet. 

Et pour celles et ceux qui travaillent déjà depuis un autre outil de gestion (Slack, Figma, Trello), Notion intègre des API pour connecter ces plateformes. 

De mon côté, j’ai connecté dernièrement Typeform et Google Agenda afin que mes rendez-vous s’ajoutent automatiquement dans mon calendrier (on reviendra sur cette fonction plus loin dans l’article).

Notion est clairement un outil de centralisation et de synchronisation de votre vie professionnelle comme personnel.

Mais sa plus grande force réside dans sa communauté et ses ambassadeurs ; les Notionners comme on les appelle. 

Toute une communauté qui propose des formations, des vidéos Youtube, des tutoriels, des templates etc.

Et là, vous allez me dire : “Alan, un outil aussi formidable doit coûter les yeux de la tête ?”

Une image valant dix mille mots, je vous laisse jeter un coup d’œil au modèle économique pour utiliser Notion. 

Grâce à la version individuelle à 0 euros, vous pourrez déjà utiliser énormément de fonctionnalités sur Notion.

Comment prendre en main Notion ?

Pour commencer à utiliser Notion, aller sur Notion.so et cliquer sur “essayer Notion gratuitement”

L’outil va vous proposer deux manières différentes d’utiliser l’outil. 

Pour commencer, cliquez sur “individuellement”. Il est toujours possible ultérieurement possible de changer de “plan” par la suite.

Puis enregistrez-vous avec votre compte Google ou Apple.

Une fois la création du compte terminée, Notion va vous ouvrir une nouvelle fenêtre avec des pages prédéfinies, dont une qui inclut un “guide de démarrage” (et des vidéos tutorielles).

Il est important de prendre quelques minutes pour le lire (d’autant plus qu’il est accessible en français) pour comprendre le fonctionnement de Notion.

Maintenant que vous avez fait vos premiers pas sur la plateforme, regardons ensemble comment utiliser le menu de gauche sur Notion.

Utiliser le menu de gauche sur Notion

Le compte : rejoignez un espace de travail, ajoutez un compte Notion ou déconnectez-vous.

Recherche rapide : Pour trouver des pages spécifiques en quelques secondes.

Dernières modifications  : Vous trouverez ici les mises à jour de l’ensemble de votre espace de travail, les notifications pour les @mentions et les réponses aux commentaires, ainsi que les mises à jour des pages que vous suivez.

Paramètres et membres : Pour modifier les paramètres de l’espace de travail et du compte. Cela inclut les langues, les informations de facturation ou encore le Darkmode pour économiser vos yeux.

Liste des pages : Vous trouverez ici une liste de toutes les pages de votre espace de travail et leurs hiérarchies. 

En commençant, Notion propose d’autres pages prédéfinies comme une liste de lectures ou un calendrier de contenu.

+ Ajouter une page : Créer vos propres pages (ce que nous allons voir par la suite)

Modèles : Notion propose une quantité de templates via les modèles proposés. Mais il existe d’autres astuces (secrètes) pour avoir des templates qui cassent la baraque.

Importer : Nous en parlions en début d’article, les API permettent d’importer des données depuis un certain nombre d’autres plateformes comme Evernote, Trello et Confluence etc.

Corbeille : Les éléments que vous supprimez (par erreur OUPS ..) se retrouveront ici. Vous pourrez soit les restaurer, soit les supprimer définitivement.

+ Nouvelle page : Si vous l’avez manqué la première fois, vous pouvez également cliquer ici pour créer une nouvelle page.

Maintenant, concentrons-nous sur la barre du haut.

Utiliser le menu en haut à droite sur Notion

Partager : Deux manières de partager vos pages Notion. 

1. Les rendre publics 
2. Soit donner l’accès à des personnes spécifiques.

Afficher les commentaires : À la manière d’un Google Docs, vous pouvez voir en un seul endroit les commentaires laissés sur les pages (au lieu de scroller).

Dernières modifications : Comme son nom l’indique 

Favoris : Ajoutez cette page à vos favoris en cliquant sur l’étoile.

Les trois petits points : permet d’accéder à des paramètres de la page à partir d’ici. Idéal pour :

• Personnaliser la page,
• Choisir sa police, 
• La couleur d’exportation de la page en fichier PDF par exemple

Maintenant, confirmons ensemble votre première page Notion.

Comment configurer sa première page Notion

Notion mâche le travail en proposant des templates prédéfinis !

Mais si vous vous souvenez de la vision des fondateurs ( donner la possibilité à chacun de fabriquer son logiciel), il s’agit avant tout de créer votre propre espace. 

Pour commencer à créer une page de base à partir de zéro, cliquez sur “+ Ajouter une page” ou “+ Nouvelle page” dans le menu de gauche.

Créer sa première page Notion

Notion propose différentes fonctions pour créer vos blocs, dont une partie “base données” que nous verrons dans la prochaine partie. 

Pour créer un bloc sur votre page, cliquez sur “/” pour accéder à plus de commandes.

Vous verrez cette image apparaître :

Choisissez “Page” et ajoutez-y un titre.

Ajouter du contenu sur sa page Notion

Maintenant que nous avons créé une page, il s’agit d’ajouter du contenu.

Notion est un outil de traitement de texte aussi complet que Word et si vous êtes rédacteur comme moi, il va devenir votre meilleur ami.

Continuons avec ce Guide Complet que j’ai construit.

Sur cette page que j’ai construite pour utiliser Notion avec vous, l’outil me permet :

• De créer des titres H2, 
• D’ajouter des encadrés gris pour ressortir des idées
• D’inclure des citations 
• D’ajouter une liste de tâches 
• D’insérer un menu déroulant

De quoi s’amuser pendant de longues heures à créer son espace de travail et utiliser Notion de main de maître. 

Utiliser les templates de Notion ?

Je l’écrivais en introduction, mais la communauté Notion est très forte. 

En France, nous avons le Youtubeur Shubham Sharma qui publie chaque semaine des vidéos (conseils/astuces) sur comment utiliser Notion.

Mais ce n’est pas tout ! 

Il y a tout un modèle économique qui s’est créé autour de templates avec entre autres Notion Everything. Un endroit où des particuliers et entreprises vendent des templates adaptés à chaque secteur d’activité. 

Allez faire un tour, cela vaut le coup d’œil. Notion est un parfait outil d’entreprise.

Sinon, Notion propose une galerie de pages prédéfinies. Il existe des modèles pour les services RH, les télétravailleurs, les ingénieurs ou encore les étudiants. Et parce qu’ils sont tous hébergés dans Notion, l’exportation de l’un de ces modèles se fait en quelques secondes.

Les cinq bases de données disponibles sur Notion  

Utiliser Notion sans ses formidables outils de bases de données ne serait d’aucune utilité car ce sont eux qui font le cœur de l’outil, sa raison d’être.

D’ailleurs, si on vous a élu “maniaque des tableurs Excel”, vous allez aimer utiliser les fonctionnalités de Notion.

Table (base de données)

Ajoutez des champs, des balises aux numéros de téléphone, des URL, filtrez les informations, utilisez des formules, des dates, des balises de couleurs…. la liste est longue

Mais Table offre aussi la possibilité de générer des vues différentes vues (tableau Kanban, calendrier, liste, etc..).

Sans oublier la possibilité d’ajouter une page au sein même du tableur. 

Tableau Kanban

Un tableau Kanban est un outil qui décrit visuellement le travail à différentes étapes d’un processus en utilisant des cartes pour représenter les éléments de travail et des colonnes pour représenter chaque étape du processus. 

Les cartes sont déplacées de gauche à droite pour montrer les progrès et aider à coordonner les équipes effectuant le travail.

Calendrier 

Besoin d’un calendrier pour suivre votre liste de tâches de la journée ? Organiser votre vie d’entrepreneur et rester focus sur vos projets ? Voir mieux, synchroniser vos réunions avec Google Agenda ? 

Utiliser le calendrier avec Notion est un vrai bonheur pour organiser son temps !

La galerie

Personnellement, j’utilise des galeries pour organiser mon “second cerveau”. 

Concrètement, je centralise l’ensemble de mes prises de notes via cette fonctionnalité. C’est aussi une manière plus visuelle de structurer son Notion.

La chronologie 

Les chronologies reproduisent les diagrammes de Gantt. 

Qu’est-ce que le diagramme de Gantt ?

C’est un outil couramment utilisé en gestion de projet, même l’un des plus efficaces pour représenter visuellement l’état d’avancement des différentes activités (tâches) qui constituent un projet.

Tout comme les autres fonctionnalités, vous pouvez aussi cliquer sur les cartes pour la personnaliser (personne en charge, type de projet, emoji, image de couverture) 

Les 3 erreurs à éviter sur Notion

Utiliser Notion est assez simple  mais demande une certaine appréhension. 

Même après la lecture de ce guide complet, il va falloir mettre les mains dans le cambouis pour comprendre son fonctionnement en long et travers.

Avant qu’on se quitte, regardons les 3 erreurs à éviter lorsque vous allez utiliser Notion. 

Erreur 1 : Utiliser des templates Notion à outrance 

Nous en parlions précédemment, Notion offre une belle palette de templates (gratuits et payants), utilisables instantanément.

Certains sont simples d’utilisations quand d’autres sont un brin plus complexes.

Mais si on suit la philosophie des fondateurs, utiliser les templates (surtout quand vous avez déjà créé votre espace de travail) est une mauvaise idée.

Pourquoi ?

Parce qu’ils ne sont pas créés selon votre fonctionnement et logique à VOUS. 

De mon côté, j’utilise un template pour mon calendrier éditorial. Le reste se construit au fur et à mesure des besoins.

Erreur 2 : Construire un Notion trop organisé (et vouloir tout traquer)

Camille Blanchod, France Community Lead chez Notion m’écrivait sur Twitter : “Il y a un moment où il faut arrêter d’organiser son espace Notion.”

Plus incroyable, j’ai une amie qui me confiait passer des nuits blanches à confectionner son espace de travail !

Car l’addiction à Notion se fait à travers ces constructions de blocs (même addiction que les Lego) et la limite se situe là où vous la mettez. 

Ainsi, il faut partir du principe que votre espace ne sera jamais parfait, et que vous n’avez pas besoin qu’il le soit pour travailler. 

Aussi, si vous vous découvrez une autre addiction pour traquer les moindres faits et gestes faites attention que cela n’empiète pas sur votre temps de travail ! 

Par exemple : suivre votre temps sur les réseaux sociaux.

Erreur 3 : Construire un Notion désorganisé

Inversement, il y a celles et ceux qui créent un Notion où il n’y a aucune organisation.

Concrètement, leurs colonnes de gauche ressemblent à un empilement de pages, mélangeant professionnel et personnel. 

Auriez-vous envie de venir travailler dans un bureau mal rangé ?

Utiliser Notion dans un brouillon total ne rend pas productif votre travail, surtout s’il se fait en groupe.

Alors, faites-le tri quand il devient nécessaire.

Quelques mots de fin :

Bravo, vous êtes arrivés à la fin du guide complet. 

Vous faites dorénavant parti du club des aficinados de Notion.

Une question pour vous : avez-vous été convaincu par l’outil ?

Utiliser Notion va vous permettre d’organiser votre activité d’entrepreneur, que vous soyez rédacteur en freelance ou que vous pilotiez un projet avec dix collaborateurs.

Avant de partir, un secret entre nous. Nous venons de mettre au point une formation Notion pour faire de cet outil, un second cerveau pour vos projets, qu’ils soient personnels ou collaboratifs.

D’autres articles s’en viennent sur Notion, alors ne vous éloignez pas trop !