Pourquoi utiliser Notion en entreprise ? Découvrez les avantages et les possibilités

Aujourd’hui, pour organiser et mener à bien votre projet d’entreprise, il est essentiel de trouver le bon outil de gestion capable de répondre à vos besoins et attentes. Face à cette tache complexe, encore faut-il s’interroger sur la nécessité d’utiliser un outil de collaboration comme Notion en entreprise.

Dans cet article, nous allons découvrir ensemble les différentes fonctionalités que propose Notion. Nous verrons également comment exploiter son potentiel pour mener à bien vos projets professionnels.

Chez LiveMentor, toute l’équipe travaille, échange et avance quotidiennement sur Notion. Cet outil fait gagner un temps précieux à chaque collaborateur et collaboratrice dans ses missions. Nous allons vous révéler tous les avantages à l’utiliser en entreprise.

C’est parti !

1. Qu’est-ce que Notion et comment fonctionne-t-il ?

Notion est un outil qui permet aux groupes de travailler ensemble sans avoir à dupliquer les informations.

Il peut être utilisé pour créer des documents, des tableaux, des listes et des bases de données, et ce en seulement quelques minutes. Vous pouvez également trouver une variété de modèles prêts à l’emploi qui peuvent être adaptés à vos besoins. De plus, il fournit un moyen pratique pour partager ces documents et ces informations avec les autres membres du groupe.

Notion est disponible directement sur votre navigateur web, et sur les appareils mobiles iOS et Android.

Vous pouvez également intégrer Notion à d’autres services externes tels que Google Drive, Dropbox, Trello et bien d’autres encore.

2. Pourquoi utiliser Notion pour organiser vos projets d’entreprise ?

Notion est un outil très populaire qui permet aux professionnels et aux étudiants de rester organisés et efficaces.

Cet outil de productivité propose des fonctionnalités avancées pour organiser :

– Les bases de données
– Les documents
– Les tableaux, etc.

Il fournit également une place centrale pour stocker, gérer et partager facilement le contenu entre collaborateurs. Vous pouvez rapidement personnaliser l’outil avec des modèles prédéfinis, en lui donnant l’apparence que vous souhaitez. Il existe des centaines de templates. Des gratuits, des payants, des bons, des moins bons… Nous analyserons tout cela dans notre article dédié aux meilleurs templates sur Notion.

Mais plus important encore, l’outil offre la possibilité de créer un espace partagé entre différents internautes et d’accueillir des fichiers multimédias de n’importe quel type, de manière publique.

Étant donné que tout le monde n’est pas toujours présent au bureau, un espace de travail collaboratif est essentiel pour permettre aux employés de collaborer à distance et de développer des produits, des services et des processus au service de l’entreprise.

La technologie et l’innovation jouent un grand rôle dans la réussite professionnelle. Les entreprises ont besoin de systèmes flexibles pour suivre efficacement les progrès des projets, partager des informations et s’organiser. C’est là que Notion intervient. Il offre une gamme complète d’outils personnalisables qui peuvent être facilement organisés autour de tous les types de projets.

Les managers peuvent non seulement améliorer la gestion du temps et des notes mais aussi construire un espace centralisé où toute l’information est accessible et partageable en temps réel.

Dans de nombreuses entreprises, les notifications Notion remplacent les boîte e-mail et permettent d’être plus efficaces. Vous ne changez que très rarement d’écran. Fini les onglets Google Chrome par milliers !

3. Les avantages de l’utilisation de Notion en entreprise

Parmi les nombreux avantages offerts par Notion, nous pouvons citer :

• Temps et prise de notes plus efficaces: Notion aide les utilisateurs à gagner du temps en offrant des fonctionnalités leur permettant de prendre rapidement des notes, d’organiser leurs idées et de mieux se souvenir des choses dont ils ont besoin. En outre, vous pouvez facilement créer des rappels liés aux tâches afin de mieux organiser vos horaires.
• L’interface de Notion est très facile à utiliser, ce qui vous permet de vous concentrer sur le travail à réaliser et non sur la manière de procéder.
• Espace de travail centralisé, partagé et sûr : Notion permet aux professionnels d’avoir un endroit unique pour discuter du projet avec leurs clients, collègues ou employeurs. Ils peuvent également inviter d’autres personnes à rejoindre leur espace de travail pour bénéficier d’une collaboration facile. Toutes les conversations réalisées sur Notion sont également sécurisées et tous les fichiers partagés restent à l’intérieur de l’espace de travail.
• Tableaux de bord personnalisables pour suivre les progrès des projets : Notion offre aux entreprises des tableaux flexibles pour organiser et effectuer un suivi des informations et des métriques liés à chaque projet. Les tableaux peuvent être facilement personnalisés pour refléter vos besoins spécifiques et conçus pour re-calculer automatiquement les informations des données changées.

4. Comment configurer son espace personnel sur Notion ?

Configurer votre espace personnel sur Notion est très simple. Voici les étapes à suivre :

a) Créer un compte et un espace de travail principal (« Workspace »)

Pour commencer, créez un compte personnel et vérifiez tous les paramètres de sécurité associés. Une fois que c’est fait, ajoutez un ou plusieurs espace de travail (ou workspaces) à partir desquelles vous construirez votre espace personnel. Ces espaces serviront de bases auxquels vous pourrez inviter individuellement ou collectivement d’autres membres afin qu’ils puissent facilement consulter le contenu de votre workspace respectif.

b) Ajouter des pages à l’espace de travail : documents, listes, tableaux etc…

Maintenant que vous avez votre espace de travail principal, il est temps d’ajouter différents types de contenus, tels que des documents, des listes, des tableaux et autres. Vous pouvez facilement trouver des modèles prédéfinis pour chacun de ces types de contenu pour vous aider à démarrer rapidement.

c) Personnalisez le design du workspace selon vos besoins spécifiques

Une fois que vous aurez ajouté votre contenu, il sera temps de personnaliser l’apparence et la mise en page de votre espace personnel. Vous pouvez choisir un modèle parmi les nombreux disponibles, où vous pouvez facilement modifier le contraste des couleurs, changer la taille des polices et tout autre élément du design que vous souhaitez modifier. Tout est personnalisable !

d) Inviter d’autres membres à rejoindre votre workspace si nécessaire

Une fois que vous aurez configuré votre espace personnel, la dernière étape consiste à inviter d’autres membres à y participer. Vous pouvez inviter des collègues ou des clients en leur donnant un lien ou en leur envoyant une invitation par courriel. Vous pouvez définir un niveau d’accès différent pour chaque membre : visualisation, modification ou toute autre permission que vous souhaitez.

5. Utilisez les fonctionnalités intuitiVEs de Notion pour organiser vos projets d’entreprise

L’un des gros avantages à utiliser Notion en entreprise, c’est que vous avez la possibilité d’exploiter toutes ses fonctionnalités. Vous pouvez donc facilement créer des documents, des pages web, des cartes, des diagrammes, etc.

Notion propose également de nombreuses fonctionnalités, comme l’édition de contenus, la recherche de mots clés ou encore la possibilité de partager des documents avec d’autres utilisateurs.

Une fois que votre espace personnel est configuré, vous pouvez commencer à utiliser les fonctionnalités intuitives de Notion pour organiser votre projet d’entreprise. Les principales fonctionnalités incluent :

• Créer des listes et tableaux pour suivre les progrès du projet : Notion offre plusieurs outils intuitifs pour élaborer des listes et des tableaux. Les listes sont un excellent moyen de suivre les progrès du projet et de noter rapidement des informations telles que les dates importantes, les objectifs à atteindre, etc.

• Utilisez le système de tags intuitifs pour trier facilement l’information : Notion vous aide à trier efficacement tout type d’informations en les organisant par étiquettes (ou tags). Vous pouvez facilement créer vos propres étiquettes et les assigner à chaque pièce de contenu afin de faciliter l’accès à votre information.

• Partagez des documents, images et liens entre membres : Notion offre une interface intuitive pour partager des documents, des images et des liens entre différents membres du projet. Vous pouvez également créer des blocs de contenu personnalisés qui peuvent inclure du texte, des notions, des vidéos ou tout autre type de média.

• Et plein d’autres astuces que nous avons recensés dans notre guide complet dédié à Notion.

Conclusion : Notion en entreprise : oui ou non ?

C’est un grand OUI. Nous ne connaissons pas une entreprise qui ait regretté d’utiliser cet outil où les employés peuvent travailler ensemble, partager des idées et des documents, et obtenir des réponses à leurs questions.

Une question pour vous : avez-vous été convaincu par l’outil ?

Utiliser Notion va vous permettre d’organiser votre activité d’entrepreneur, que vous soyez rédacteur en freelance ou que vous pilotiez un projet avec dix collaborateurs.

Avant de partir, un secret entre nous : LiveMentor vient de mettre au point sa toute nouvelle formation Notion. Une formation qui vous permettra de mener à bien tous vos projets personnels et professionnels.